PERATURAN PIMPINAN PUSAT
NOMOR :
01/PPP/XVI/7354/VI/10
Tentang
PEDOMAN ADMINISTRASI
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
Bismillahirrahmanirrahim
Pimpinan
Pusat Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama, setelah:
Menimbang :
- Bahwa kelembagaan organisasi yang kuat mutlak memerlukan administrasi organisasi yang baik dan teratur;
- Bahwa untuk menjamin keteraturan administrasi, diperlukan pedoman administrasi;
- Bahwa untuk melaksanakan maksud tersebut, maka perlu ditetapkan Peraturan Pimpinan Pusat tentang Pedoman Adminstrasi IPNU.
Mengingat :
- Peraturan Dasar (PD) IPNU;
- Peraturan Rumah Tangga (PRT) IPNU;
- Peraturan Organisasi (PO) IPNU.
Memperhatikan : Rapat Pleno PP IPNU tanggal 27 Oktober 2010.
Dengan senantiasa memohon petunjuk Allah SWT,
Menetapkan : PERATURAN PIMPINAN PUSAT IKATAN PELAJAR
NAHDLATUL ULAMA TENTANG PEDOMAN ADMINISTRASI
BAB I
KETENTUAN UMUM
|
|||
Pasal 1
Pengertian
|
|||
Dalam
Peraturan Pimpinan Pusat ini yang dimaksud dengan:
1. Kepengurusan
adalah kepengurusan Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama.
2. Pimpinan
Pusat adalah Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Nahdlatul
Ulama.
3. Pimpinan
Wilayah adalah Pimpinan Wilayah IPNU
di seluruh Indonesia.
4. Pimpinan
Cabang adalah Pimpinan Cabang IPNU di
seluruh Indonesia.
5. Pimpinan
Cabang Istimewa adalah Pimpinan
Cabang istimewa IPNU di semua negara dimana IPNU berada.
6. Pimpinan Anak Cabang adalah
Pimpipinan Anak Cabang IPNU di seluruh Indonesia.
7. Pimpinan Ranting adalah Pimpinan Ranting IPNU di seluruh Indonesia.
8. Pimpinan Komisariat adalah Pimpinan Komisariat IPNU di seluruh Indonesia.
9. Sistem administrasi adalah seperangkat pranata, metode dan tata aturan mengenai
administrasi kesekretariatan IPNU.
10. Persuratan adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan surat-menyurat
dalam sistem administrasi IPNU.
11. Peraturan adalah ketentuan konstitusional IPNU yang menjadi
landasan pelaksanaan organisasi dan mempunyai kekuatan hukum ke dalam.
12. Siaran adalah penjelasan/informasi secara tertulis sebagai
pernyataan sikap resmi organisasi.
13. Laporan adalah suatu pemberitahuan resmi organisasi sebagai pertanggungjawaban
kepada keorganisasi atau pengurus pemberi wewenang atas pelaksanaan tugas yang
dibebankan.
14. Peralatan administrasi adalah peralatan yang digunakan dalam dan untuk
mendukung penyelenggaraan administrasi IPNU.
15. Perlengkapan sekretariat adalah perlengkapan yang digunakan dalam dan untuk mendukung
penyelenggaraan kesekretariatan IPNU.
|
|||
BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN
|
|||
Pasal 2
Maksud
|
|||
Sistem administrasi dimaksudkan sebagai pedoman pengelolaan administrasi
IPNU di semua tingkat kepengurusan dan berlaku secara nasional.
|
|||
Pasal 3
Tujuan
|
|||
Sistem administarsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 bertujuan untuk:
a. Mendukung
kinerja organisasi secara umum;
b. Menjamin
penyelenggaraan administrasi yang teratur dan manajebel;
c. Mengoptimalkan potensi kesekretariatan.
|
|||
BAB III
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI
|
|||
Pasal 4
Cakupan Sistem Adminstrasi
|
|||
(1) Sistem
administrasi mencakup pengelolaan
keseluruhan aspek adminstrasi secara terpadu.
(2) Aspek
adminstrasi yang menjadi ruang lingkup
sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) adalah:
a. Persuaratan;
b. Laporan;
c. Peralatan adminstrasi;
d. Perlengkapan sekeratarian.
|
|||
BAB IV
PERSURATAN
|
|||
Pasal 5
Format Surat
(1) Ukuran
surat yang dipakai dalam
surat-menyurat IPNU adalah 33x22 cm,(ukuran folio).
(2) Warna kertas putih.
(3) Jenis kertas HVS antara 60-80 gram.
(4) Surat ditulis dengan font
arial.
|
|||
Pasal 6
Kepala Surat
|
|||
(1) Setiap surat dari PP, PW, PC dan PAC harus menggunakan kepala surat yang
tercetak.
(2) Kepala
surat memuat:
a. Lambang IPNU;
b. Tingkat kepengurusan organisasi;
c. Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA;
d. Nama daerah kerja yang didahului dengan nama tingkat administrasi
pemerintahan (kecuali untuk pimpinan yang tidak berkedudukan di ibukota
propinsi/ kabupaten/ kecamatan);
e. Alamat sekretariat lengkap;
f. Garis
dobel melintang;
g. Alamat website di bawah logo (jika punya).
(3) Warna lambang IPNU sesuai dengan ketentuan warna dalam Peraturan Organisasi.
(4) Tingkat kepengurusan organisasi ditulis dengan font garamond warna
hitam.
(5) Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA ditulis dengan huruf kapital dan font arial
warna hijau.
(6) Nama daerah kerja dan nama tingkat administrasi pemerintahan ditulis dengan
huruf kapital dan font bookman ald style warna hitam.
(7) Alamat
sekretariat ditulis italic (miring) dengan font time new roman warna
hitam.
(8) Tulisan
kepala surat terletak di sebelah kanan lambang dengan posisi simetris.
(9) Pada saat-saat
tertentu dimungkinkan penggunaan kop surat bersama IPPNU.
|
|||
Pasal 7
Nomor, Lampiran dan Perihal Surat
|
|||
(1) Nomor
surat terdiri dari 7 (tujuh) komponen yang masing-masing dipisah dengan garis
miring seperti berikut: a/b/c/d/e/f/g.
(2) Komponen-komponen sebagaimana pasal ayat (1) adalah sebagai berikut:
a : Nomor urut surat keluar pada buku agenda;
b : Kode tingkat kepengurusan dengan ketentuan:
- PP untuk Pimpinan Pusat
- PW untuk Pimpinan Wilayah
- PC untuk Pimpinan Cabang
- PCI untuk Pimpinan Cabang Istimewa
- PAC untuk Pimpinan Anak Cabang
- PR untuk Pimpinan Ranting
- PK untuk Pimpinan Komisariat
|
|||
c : Kode indeks surat
dengan ketentuan sebagai berikut:
c.1. Kode index umum, yaitu:
A : Surat untuk lingkungan internal IPNU
B : Surat
untuk lingkungan eksternal IPNU
C : Surat
untuk NU, banom lain, lembaga atau lajnah di
lingkungan NU.
|
|||
c.2. Kode
indeks keputusan, yaitu:
SK : Surat Keputusan
SP : Surat
Pengesahan
Sp : Surat Pengangkatan/ Pemberhentian
SRP : Surat
Rekomendasi Pengesahan
SM : Surat Mandat
ST : Surat Tugas
SPt. : Surat Pengantar
SKt. :
Surat Keterangan
d. Periodisasi kepengurusan
berjalan yang ditulis dengan angka romawi;
e. Dua angka terakhir tahun kelahiran IPNU: 73 (1373 H) dan 54 (1954
M);
f. Bulan pembuatan surat yang ditulis dengan angka romawi;
g. Dua angka terakhir tahun pembuatan surat.
|
|||
(3) Lampiran atau disingkat Lamp. diisi apabila pada surat itu disertakan surat-surat lain.
a. Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka;
b. Angka tersebut menunjukkan jumlah jenis/macam berkas, bukan
jumlah halaman;
c. Bila jumlah halaman disebutkan, maka ditambah dengan angka di
dalam kurung.
Misalnya Lamp.: 1 (6), berarti
jumlah lampiran 1 berkas sebanyak 6 halaman
|
|||
(4) Perihal surat atau disingkat Hal. diisi dengan inti isi atau pokok surat secara
singkat dan mudah dimengerti. Perihal surat ditulis dengan huruf besar
(kapital) tanpa garis bawah dan tidak diakhiri dengan titik.
|
|||
(5) Penomoran
pada Peraturan, Siaran dan Intruksi tidak menggunakan kode tingkat
kepengurusan.
|
|||
(6) Untuk
nomor surat kepanitiaan tertentu yang dibuat oleh tingkat kepengurusan,
pengaturannya diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing tingkat
kepengurusan.
|
|||
(7) Penomoran surat lembaga dan badan IPNU diatur dalam aturan lembaga dan badan yang
bersangkutan, dengan tetap mengacu pada ketentuan di atas.
|
|||
Pasal 8
Tujuan Surat
|
|||
(1) Tujuan
surat adalah sasaran surat ditujukan.
(2) Tujuan
surat ditulis dengan lengkap dan jelas.
(3) Tujuan
surat yang bersifat massal, jika diperlukan, dapat disebutkan pada lampiran
berikutnya.
(4) Penulisan
tujuan diawali dengan kata "Kepada Yang Terhormat" atau disingkat
"Yth.".
(5) Tujuan
surat ditulis dua spasi
di bawah perihal surat.
|
|||
Pasal 9
Isi Surat
|
|||
(1) Isi
surat adalah uraian isi/pokok
surat.
(2) Isi
surat ditulis dengan kata-kata sopan dan harus menjunjung tinggi rasa
hormat.
(3) Isi
surat ditulis secara sistematis, menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan
benar sesuai EYD, serta jelas dan mudah dimengerti.
(4) Bila memakai singkatan atau kata-kata
serapan, hendaknya yang lazim dipakai umum.
|
|||
Pasal 10
Pembuka dan
Penutup Surat
|
|||
(1) Surat
dibuka dengan Assalamu`alaikum warahmatullahi wabarokatuh, dan di bawahnya
Bismillahirrahmanirrahim dengan garis bawah di antara kedua kalimat tersebut.
(2) Surat
ditutup dengan Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq, dan di bawahnya Wassalamu`alaikum warohmatullahi
wabarokatuh dengan garis bawah di antara kedua kalimat tersebut.
(3) Pada
surat-surat khusus (surat keputusan, surat pengesahan, surat tugas dll.)
hanya digunakan pembuka Bismillahirrahmanirrahim, dan penutup Wallahulmuwafiq
ila aqwamithariq.
|
|||
Pasal 11
Tanggal Surat
|
|||
(1) Di
bagian bawah surat sebelah kanan dicantumkan tanggal pembuatan surat.
(2) Tanggal
surat didahului dengan nama kota/tempat pembuatan surat.
(3) Tanggal
pembuatan surat terdiri dari tanggal, bulan dan tahun hijriyah dan masehi.
(4) Letak
tanggal hijriyah di bagian atas, sedang di bagian bawahnya kelender masehi,
dengan dipisah garis.
|
|||
Pasal 12
Pengirim dan Tanda Tangan
|
|||
(1) Setiap
surat harus menyebut dengan
jelas organisasi pengirim dan penanggungjawab surat.
(2) Tulisan
organisasi pengirim dan penanggung jawab diketik secara simetris dan tidak
boleh disingkat.
(3) Nama
tingkat kepengurusan dan nama daerah ditulis dengan title case (karakter
kecil, kecuali awal kata yang ditulis karakter kapital).
(4) Penanggung jawab surat adalah ketua umum/ketua dan sekretaris jenderal/sekretaris.
(5) Pada
saat-saat tertentu dimana ketua umum/ketua dan/atau sekretaris
jenderal/sekretaris berhalangan, penanggung jawab bisa dilimpahkan kepada
ketua bidang/wakil ketua dan wakil sekretaris jenderal/wakil sekretaris.
(6) Khusus surat yang bersifat keputusan, penanggung jawab adalah ketua umum/ketua
dan sekretaris jenderal/sekretaris.
(7) Jabatan
ketua ditulis di belah
kiri, sedangkan jabatan sekretaris ditulis di sebelah kanan ditulis tutle
case.
(8) Nama ketua ditulis di bawah jabatan ketua dan nama
sekretaris dengan huruf kapital bergaris bawah.
(9) Di
antara nama jabatan dan nama ketua dan sekretaris, diberi jarak antara 2-3
spasi untuk tanda tangan.
(10) Setiap
surat IPNU harus ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris, kecuali jika
sudah ada pelimpahan.
(11) Di bawah nama ketua dan sekretaris dicantumkan nomor
Kartu Tanda Anggota (KTA) yang bersangkutan.
(12) Jika ketua dan sekretaris belum memiliki KTA, maka jabatan
ketua dan sekretaris ditulis di bawah nama ketua dan sekretaris dengan italic.
(13) Pada ruang antara nama dan tanda tangan ketua dan
sekretaris dibubuhkan stempel IPNU dengan menutup sebagian tanda tangan
sekrtaris.
|
|||
Pasal 13
Sandi
|
|||
(1) Setiap
surat yang keluar
diperbolehkan menggunakan sandi.
(2) Sandi
adalah inisial nama orang
yang mengosep dan membuat/mengetik surat.
(3) Sandi
terdiri atas dua
huruf masing-masing inisial nama yang bersangkutan.
(4) Penulisan inisial nama pengonsep dengan huruf kapital, sedangkan nama pembuat
surat dengan hurup kecil.
(5) Di antara keduanya dipisahkan dengan
garis miring tanpa spasi.
(6) Letak
atau penempatan sandi di pojok bawah sebelah kiri pengirim (jabatan) dan
tanda tangan.
(7) Bila
terdapat tembusan, maka penulisan sandi di atas sebelah kiri tembusan.
|
|||
Pasal 14
Tembusan
|
|||
(1) Setiap
surat yang isinya perlu/harus
diketahui oleh pihak/institusi lain, harus ditembuskan kepada pihak/institusi
yang bersangkutan.
(2) Pihak/institusi yang akan ditembusi surat,
dituliskan di bawah penanggung jawab surat, yang diawali dengan tulisan
"Ditembuskan kepada:" dengan bergaris bawah.
(3) Tulisan
yang dimaksud pada ayat
(2) diketik pada margin yang sama dengan nomor, lampiran dan hal surat.
(4) Urutan
tembusan, dimulai dengan yang lebih tinggi, dan diawali kata "Yth.".
(5) Setiap
surat IPNU yang mempunyai hubungan internal dan struktural organisasi harus
memberikan tembusan kepada pengurus setingkat dan/atau bawahnya maupun
instansi/lembaga yang terkait.
(6) Khusus
surat yang bersifat keputusan, harus ditembuskan kepada pengurus NU pada
tingkat yang bersangkutan.
|
|||
Pasal 15
Arsip
|
|||
(1) Arsip surat yang diketik bersama aslinya untuk dijadikan simpanan.
(2) Arsip
surat berguna untuk dokumentasi dan bukti administrasi.
(3) Setiap
surat harus diketik ganda untuk kepentingan pengarsipan.
(4) Apabila
pada ayat (1) tidak dapat terpenuhi maka surat dapat difoto copy sebagai
arsip.
(5) Tidak
diperlukan penulisan kata "Arsip" pada tembusan.
|
|||
Pasal 16
Model
Penulisan Surat
|
|||
(1) Surat
umum disusun dengan model blockstyle, yaitu rata kanan menjorok ke
dalam 6 spasi, kecuali nomor, lampiran dan hal surat.
(2) Khusus
surat khusus (keputusan/ pengesahan/mandat/tugas pengantar/ rekomendasi dan
lain-lain) ditulis dengan fullbockstyle dengan judul center.
(3) Penyusunan/penulisan surat diusahakan agar selalu dalam susunan yang harmonis.
(4) Jika isi surat sangat singkat, maka dipergunakan spasi
yang lebih lebar.
|
|||
Pasal 17
Sampul Surat
|
|||
(1) Sampul surat adalah amplop kertas yang
digunakan untuk membungkus surat.
(2) Sampul
surat berwarna putih dan berat jenis kertas antara 60-80 gram.
(3) Ukuran
sampul surat disesuaikan dengan keperluan.
(4) Kepala
surat pada sampul surat disamakan dengan ketentuan sebagaimana diatur pada
bab IV pasal 6.
(5) Penulisan
tujuan surat (institusi/pihak yang hendak dituju) ditulis di bagian kanan
bawah sampul dengan lengkap dan jelas.
|
|||
BAB V
PERSURATAN BERSAMA
Pasal 18
Format Surat Bersama
(1) Ukuran surat
yang dipakai dalam surat menyurat Bersama IPNU dengan Banom NU OKP atau Ormas
lain adalah Quarto/A4/Folio.
(2) Warna kertas putih.
(3) Jenis kerta HVS antara 60 – 80 gram.
(4) Surat ditulis mengikuti kesepakatan bersama.
|
|||
Pasal 19
Kepala Surat Bersama
(1)
Setiap surat bersama harus menggunakan kepala surat yang tercetak.
(2) Kepala surat memuat:
a. Lambang
IPNU dan Lambang Banom NU, OKP atau
Ormas Lain;
b. Tingkat
Kepengurusan Organisasi ditulis dengan huruf KAPITAL;
c. Tulisan
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA dan Tulisan Banom NU, OKP atau Ormas Lain ditulis dengan huruf KAPITAL;
d. Alamat sekretariat lengkap dan
nomor telphone/fax;
e. Garis double melintang.
(3) Letak
tulisan Kepala Surat Bersama dan Lambang, disesuaikan dengan kesepakatan
bersama.
|
|||
Pasal 20
Nomor, Lampiran dan Perihal Surat Bersama
(1) Nomor surat bersama memuat beberapa
komponen yang dipisah dengan garis miring seperti berikut : a/b/c/d/e, yaitu :
a : Nomor urut surat;
b : Tingkatan organisasi;
c : Tulisan IPNU – Banom NU, OKP/Ormas lain;
d : Bulan dikeluarkan surat ditulis dengan
angka romawi;
e : Tahun pengeluaran surat ditulis dengan
angka abjad.
Seperti contoh
sebagai berikut :
99/PP/IPNU-Banom,
OKP, Ormas/III/09
(2) Lampiran diisi apabila surat itu
disertakan surat/berkas lain dengan ketentuan:
a. Jumlah lampiran disebut dengan angka;
b. Angka tersebut menunjukkan jumlah
jenis/macam berkas, bukan jumlah halaman.
(3) Perihal surat atau disingkat dengan hal,
diisi dengan inti isi atau pokok surat secara singkat dan mudah dimengerti. Perihal
surat ditulis dengan huruf besar (kapital) tanpa garis bawah dan tidak
diakhiri dengan titik.
(4) Untuk nomor surat kepanitiaan tertentu
yang dibuat oleh tingkat kepengurusan, pengaturannya diserahkan sepenuhnya
kepada masing-masing tingkat kepengurusan.
(5) Apabila penomoran sebagaimana ayat (1)
tidak tercapai, maka penomoran mengikuti kesepakatan bersama.
|
|||
Pasal 21
Tujuan Surat Bersama
(1) Tujuan surat adalah sasaran surat
ditujukan.
(2) Tujuan surat ditulis dengan lengkap dan
jelas.
(3) Tujuan surat yang bersifat massal, jika
diperlukan, dapat disebutkan pada lampiran berikutnya.
(4) Penulisan tujuan diawali dengan kata
Kepada Yang Terhormat atau disingkat “Yth”.
(5) Tujuan surat ditulis 2 (dua) spasi dibawah
perihal surat.
|
|||
Pasal 22
Isi Surat Bersama
(1) Isi surat adalah uraian isi/pokok surat.
(2) Isi surat ditulis dengan kata-kata sopan
dan harus menjunjung tinggi rasa hormat.
(3) Isi surat ditulis secara sistematis,
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai EYD, serta jelas dan
mudah dimengerti.
(4) Bila memakai singkatan atau kata-kata
serapan, hendaknya yang lazim dipakai umum.
|
|||
Pasal 23
Pembuka dan Penutup Surat Bersama
(1) Surat dibuka dengan Assalamu’alaikum
Warahmatullahi Wabarokatuh, dan dibawahnya Bismillahirrahmanirrahim dengan
garis diantara kedua kalimat tersebut.
(2) Surat ditutup dengan Wallahulmuwafiq ila
aqwamithariq, dan dibawahnya Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh dengan
garis diantara kedua kalimat tersebut.
(3) Apabila ayat (1), dan (2) tidak tercapai,
maka disesuaikan dengan kesepakatan bersama.
|
|||
Pasal 24
Tanggal Surat Bersama
(1) Di bagian bawah surat sebelah kanan
dicantumkan tanggal pembuat surat.
(2) Tanggal surat didahului dengan nama
Kota/tempat pembuatan surat.
(3) Tanggal pembuatan surat terdiri dari
tanggal, bulan dan tahun hijriyah dan masehi.
(4) Letak tanggal hijriyah di bagian atas,
sedang di bagian bawahnya kelender masehi, dengan dipisah garis.
|
|||
Pasal 25
Pengirim dan Tanda Tangan Surat Bersama
(1) Setiap surat bersama harus menyebut dengan
jelas organisasi pengirim dan penanggung jawab.
(2) Penanggung jawab surat adalah salah satu pengurus
harian yang ditunjuk untuk mewakili masing-masing organisasi
(Banom/OKP/Ormas).
(3) Dibawah nama penanggung jawab dituliskan
jabatan di masing-masing organisasi (Banom/OKP/Ormas).
(4) Pada ruang antara nama dan tanda tangan
dibubuhkan stempel masing-masing organisasi (Banom/OKP/Ormas).
|
|||
Pasal 26
Tembusan dan Arsip Surat Bersama
(1) Setiap surat bersama harus ditembuskan
kepada pihak/institusi yang bersangkutan.
(2) Komponen tembusan sebagaimana diatur dalam
pasal 14.
(3) Pengarsipan sebagai bukti administrasi dan
dokumentasi.
(4) Komponen arsip sebagaimana diatur dalam
pasal 15.
|
|||
BAB VI
JENIS-JENIS SURAT
|
|||
Pasal 27
Surat Umum
|
|||
(1) Surat umum adalah surat
yang dipergunakan untuk tujuan-tujuan umum.
|
|||
(2) Komponen, isi dan ketentuan surat umum sebagaimana diatur dalam pasal 2-12.
|
|||
Pasal 28
SURAT BERSAMA
(1)
Surat bersama adalah surat yang
dikeluarkan atas nama IPNU dengan Badan Otonom NU, OKP atau Ormas Lain.
(2) Surat bersama dibuat untuk hal-hal penting yang menyangkut kepentingan maksud dan
tujuan bersama.
(3) Surat bersama ditandatangani oleh salah satu pengurus harian IPNU yang ditunjuk
dan salah satu unsur pengurus harian Badan Otonom NU, OKP atau Ormas Lain.
(4) Komponen, isi dan ketentuan surat bersama
sebagaimana diatur dalam pasal 18 – 26.
|
|||
Pasal 29
Surat
Keputusan
|
|||
(1) Surat
Keputusan adalah surat yang dimaksudkan untuk memutuskan segala sesuatu yang
berkaitan dengan organisasi.
(2) Surat
Keputusan memuat enam komponen yaitu:
a. kepala Surat;
b. judul;
c. nomor surat;
d. konsideran;
e. diktum;
f. pembuka dan penutup.
(3) Kepala
surat keputusan adalah sebagaimana diatur dalam bab IV pasal 6.
(4) Surat
keputusan yang
dihasilkan oleh permusyawaratan tidak menggunakan kepala surat.
(5) Judul
adalah tulisan "SURAT
KEPUTUSAN" yang ditulis dengan hurup kapital tebal bergaris
bawah.
(6) Nomor
surat sebagaimana diatur pada bab IV pasal 7.
(7) Konsideran terdiri dari:
a. Menimbang : berisi pertimbangan-pertimbangan diterbitkannya
surat keputusan;
b. Mengingat : berisi
landasan konstitusional IPNU yang
menjadi dasar hukum diterbitkannya keputusan;
c. Memperhatikan : berisi peristiwa, kondisi, saran atau pendapat
yang merupakan bahan pembuatan keputusan.
(8) Diktum
: berisi rumusan-rumusan
pernyataan atau keputusan yang merupakan bagian pokok surat keputusan.
(9) Kalimat pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim,
dan kalimat penutup surat adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq,
dengan huruf kecil miring tanpa garis serta tidak diakhiri dengan titik.
|
|||
Pasal 30
Surat
Keputusan Bersama
|
|||
(1) Dalam hal-hal tertentu dimungkinkan adanya
penerbitan Surat Keputusan Bersama (SKB) IPNU dan organisasi lain.
(2) SKB memuat hal-hal penting yang harus
diputuskan secara bersama-sama.
(3) Ketentuan
pembuatan SKB mengikuti ketentuan pada pasal 29.
(4) SKB
ditandatangani oleh Ketua Umum/Ketua organisasi yang terlibat.
(5) Penomoran SKB mengikuti kesepakatan bersama.
|
|||
Pasal 31
Surat Pengangkatan dan Pemberhentian
|
|||
(1) Surat
pengangkatan adalah surat yang dibuat oleh ketua umum/ketua terpilih secara formal
bersama tim formatur hasil Kongres/konperensi /rapat anggota untuk mengangkat
fungsionaris dalam melengkapi kepengurusan.
(2) Alamat
surat ditujukan kepada yang bersangkutan dengan tembusan pengurus NU pada
tingkat yang bersangkutan.
(3) Surat
pemberhentian adalah surat keputusan untuk memberhentikan secara formal
personel pengurus.
(4) Surat
pemberhentian ditandatangani oleh ketua dan sekretaris.
(5) Surat
pemberhentian diterbitkan setelah diadakan rapat pengurus harian untuk
memberhentikan personalia pengurus, karena sebab-sebab tertentu.
(6) Alamat surat pemberhentian ditujukan kepada yang bersangkutan, dengan tembusan
pimpinan setingkat di atas dan pengurus NU pada tingkat yang
bersangkutan.
|
|||
Pasal 32
Surat
Pengesahan
|
|||
(1) Surat Pengesahan adalah surat keputusan yang
dipergunakan khusus untuk mengesahkan susunan pengurus Pimpinan Wilayah,
Pimpinan Cabang, Pimpinan Anak Cabang, Pimpinan Ranting, dan Pimpinan Komisariat.
(2) Surat
Pengesahan memuat enam komponen yaitu:
a. kepala surat;
b. judul;
c. nomor surat;
d. konsideran;
e. diktum;
f. pembuka dan penutup.
(3) Kepala Surat Pengesahan adalah sebagaimana diatur dalam bab IV pasal 6.
(4) Judul
adalah tulisan "SURAT PENGESAHAN"
yang ditulis dengan hurup kapital tebal bergaris bawah.
(5) Nomor
surat sebagaimana diatur pada bab IV pasal 7.
(6) Konsideran
terdiri dari:
a. Menimbang: berisi
pertimbangan-pertimbangan diterbitkannya surat pengesahan;
b. Mengingat: berisi landasan konstitusional IPNU yang menjadi dasar hukum diterbitkannya
keputusan (PD, PRT dan PO IPNU);
c. Memperhatikan: berisi peristiwa
konferensi/rapat anggota, surat permohonan pengesahan, dan rekomendasi NU dan
tingkat kepengurusan IPNU di atasnya.
(7) Diktum:
berisi rumusan-rumusan
pernyataan pengesahan kepengurusan, penugasan kepada kepengurusan yang bersangkutan dan tanggal pemberlakuan
pengesahan tersebut.
(8) Kalimat pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim, dan
kalimat penutup surat adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq, dengan
huruf kecil miring tanpa garis serta tidak diakhiri dengan titik.
(9) Surat pengesahan ditembuskan kepada tingkat di
atasnya, pengurus NU setingkat dan untuk pengesahan pimpinan komisariat
ditembuskan juga kepada pimpinan lembaga pendidkkan yang bersangkutan.
(10) Surat Pengesahan dilampiri dengan susunan
kepengurusan yang bersangkutan
(11) Tingkat kepengurusan IPNU yang berwenang
menerbitkan Surat Pengesahan adalah Pimpinan Pusat (PP) dan
Pimpinan Cabang (PC).
(12) Alur penerbitan Surat Pengesahan diatur dalam
Peraturan Pimpinan Pusat.
|
|||
Pasal 33
Surat
Rekomendasi Pengesahan
|
|||
(1) Surat Rekomendasi Pengesahan
adalah surat bersifat keputusan untuk memberikan rekomendasi kepada tingkat
di atasnya untuk menerbitkan Surat Pengesahan tentang susunan kepengurusan
IPNU yang bersangkutan.
(2) Surat
Rekomendasi Pengesahan dapat dijadikan sebagai pengesahan sementara sebelum
Surat Pengesahan terbit.
(3) Surat
Rekomendasi Pengesahan
memuat enam komponen yaitu:
a. kepala Surat;
b. judul;
c. nomor surat;
d. konsideran;
e. diktum;
f. pembuka dan penutup.
(4) Kepala
surat pengesahan adalah
sebagaimana diatur dalam bab IV pasal 6.
(5) Judul
adalah tulisan "SURAT REKOMENDASI PENGESAHAN" yang
ditulis dengan huruf kapital tebal bergaris bawah
(6) Nomor surat sebagaimana diatur pada bab IV pasal 7.
(7) Konsideran terdiri dari:
a. Menimbang: berisi
pertimbangan-pertimbangan diterbitkannya surat pengesahan;
b. Mengingat: berisi landasan konstitusional IPNU yang menjadi dasar hukum diterbitkannya
keputusan (PD, PRT dan PO IPNU);
c. Memperhatikan: berisi peristiwa
konferensi/rapat anggota, surat permohonan rekomendasi pengesahan.
(8) Diktum:
berisi rumusan-rumusan pernyataan rekomendasi dan tanggal pemberlakuan
rekomendasi tersebut.
(9) Kalimat
pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim,
dan kalimat penutup surat adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq,
dengan huruf kecil miring tanpa garis serta tidak diakhiri dengan titik.
(10) Surat
Rekomendasi Pengesahan ditembuskan kepada, pengurus NU setingkat dan pengurus
NU pada tingkat kepengurusan yang direkomendasikan.
(11) Tingkat
kepengurusan yang berwewenang menerbitkan Surat Rekomendasi Pengesahan adalah
Pimpinan Wilayah (PW) dan Pimpinan Anak Cabang (PAC).
|
|||
Pasal 34
Surat Mandat
|
|||
(1) Surat mandat adalah surat pemberian
kuasa kepada seseorang untuk menjalankan wewenang dan melaksanaan tugas
organisasi.
(2) Surat mandat Ketua Umum/Ketua diberikan
kepada Wakil Ketua Umum/ Ketua/Wakil Ketua.
(3) Surat mandat Sekretaris Jenderal/Sekretaris kepada Wakil Sekretaris Jenderal/
Wakil Sekretaris.
(4) Surat
Mandat memuat enam
komponen yaitu:
a. kepala surat;
b. judul;
c. nomor surat;
d. nama dan identitas yang diberi mandat;
e. isi mandat;
f. pembuka dan penutup.
(5) Kepala
surat mandat adalah sebagaimana diatur dalam bab IV pasal 6.
(6) Judul
adalah tulisan "SURAT MANDAT" yang ditulis dengan
hurup kapital tebal bergaris bawah.
(7) Nomor
surat
sebagaimana diatur pada bab IV Pasal 7.
(8) Dalam Surat Mandat harus disebut dengan lengkap dan jelas
identitas yang diberi mandat, yang sekurang-kurangnya meliputi nama lengkap,
jabatan, dan alamat dan tanda tangan.
(9) Kalimat
pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim,
dan kalimat penutup surat adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq,
dengan huruf kecil miring tanpa garis serta tidak diakhiri dengan titik.
(10) Dalam Surat Mandat harus disebut dengan jelas nama dan tanda tangan
yang memberi mandat.
(11) Dalam
Surat Mandat harus disebutkan
dengan jelas maksud pemberian mandat.
(12) Surat
Mandat harus menyebutkan masa berlaku mandat tersebut.
(13) Surat
Mandat juga bisa diberikan kepada pelaksanan kegiatan, untuk
membuktikan pelimpahan wewenang pada tingkat kepengurusan tertentu.
(14) Setelah
Mandat tersebut dilaksanakan, yang diberi wewenang harus melaporkan
pelaksanaan mandat tersebut secara tertulis.
|
|||
Pasal 35
Surat Tugas
|
|||
(1) Surat
Tugas adalah surat pemberian tugas organisasi oleh ketua umum/ ketua/
penerima mandat organisasi kepada personel pengurus untuk melaksanaan tugas
tertentu.
(2) Surat
Tugas diberikan kepada personel pengurus dalam jabatan apapun pada tingkat
yang bersangkutan.
(3) Surat Tugas memuat enam komponen yaitu:
a. kepala surat;
b. judul;
c. nomor surat;
d. nama dan identitas yang diberi tugas;
e. isi penugasan;
f. pembuka dan penutup.
(4) Kepala
surat tugas adalah sebagaimana diatur dalam bab IV pasal 6.
(5) Judul
adalah tulisan "SURAT TUGAS" yang ditulis dengan
hurup kapital tebal bergaris bawah.
(6) Nomor surat sebagaimana diatur pada bab IV pasal 7.
(7) Dalam surat tugas harus disebut dengan lengkap dan
jelas identitas yang diberi tugas, yang sekurang-kurangnya meliputi nama
lengkap, jabatan, dan alamat.
(8) Dalam Surat Tugas harus disebut dengan jelas nama dan
tanda tangan ketua umum/ketua dan sekretaris jenderal/sekretaris atau
yang mewakili.
(9) Kalimat
pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim,
dan kalimat penutup surat adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq,
dengan huruf kecil miring tanpa garis serta tidak diakhiri dengan titik.
(10) Dalam Surat Tugas harus disebutkan dengan jelas maksud
pemberian tugas.
(11) Surat Tugas harus menyebutkan masa berlaku tugas
tersebut.
(12) Surat
Tugas dapat diberikan kepada seorang pengurus untuk mengikuti sebuah atau
serangkaian kegiatan tertentu yang bersifat penting dan bernilai strategis.
(13) Surat
Tugas dapat diberikan kepada seorang pengurus untuk mewakili organsiasi atau
menjadi delegasi pada forum/kegiatan atau perkumpulan tertentu.
(14) Surat
tugas juga bisa diberikan kepada pelaksanan kegiatan, untuk membuktikan
penugasan pada tingkat kepengurusan tertentu.
(15) Setelah
tugas tersebut dilaksanakan, yang diberi tugas harus melaporkan pelaksanaan
tugas tersebut secara tertulis.
|
|||
Pasal 36
Surat Pengantar
|
|||
(1) Surat
Pengantar adalah surat yang dipergunakan untuk mengantarkan barang/jenis
surat lain yang bernilai penting.
(2) Surat
Pengantar memuat enam komponen yaitu:
a. kepala surat;
b. judul;
c. nomor surat;
d. tujuan surat;
e. tabel barang/surat yang diantar;
f. pembuka dan penutup surat.
(3) Kepala
surat pengantar adalah sebagaimana diatur dalam bab IV pasal 6.
(4) Judul
adalah tulisan "SURAT PENGANTAR " yang ditulis dengan
hurup kapital tebal bergaris bawah.
(5) Nomor surat sebagaimana diatur pada bab IV Pasal 7.
(6) Tujuan
surat
adalah pihak yang dituju sebagaimana Pasal 21.
(7) Tabel
surat pengantara berisi nomor, nama barang, jumlah barang dan keterangan
(bila ada).
(8) Kalimat
pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim,
dan kalimat penutup surat adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq,
dengan huruf kecil miring tanpa garis serta tidak diakhiri dengan titik.
|
|||
Pasal 37
Surat Salinan
|
|||
(1) Surat
salinan adalah surat yang disalin sama persis dengan aslinya.
(2) Surat
salinan dapat digunakan sebagai legalisasi surat yang bersifat penting seperti
SK, SP dan lain-lain.
(3) Pada sudut atas sebelah
kiri surat salinan ditulis "Salinan".
(4) Di bagian bawah surat
sebelah kiri dicantumkan tulisan "Disalin sesuai dengan aslinya oleh..........
" (nama terang, jabatan dan tanda tangan).
(5) Surat
fotocopy nilainya sama dengan surat salinan.
(6) Pada tulisan salinan,
sebaiknya dibubuhkan stempel bertuliskan "Salinan" dengan huruf
besar.
|
|||
Pasal 38
Surat
Tembusan
|
|||
(1) Surat
tembusan adalah surat yang diketik bersama-sama dengan aslinya.
(2) Surat
tembusan harus ditanda tangani seperti aslinya, untuk meyakinkan bahwa itu
benar-benar yang asli.
(3) Surat
tembusan harus berstempel.
(4) Pada
bagian atas pada surat atau sampul surat (amplop) tembusan. sebaiknya
distempel tindasan/tembusan.
(5) Surat
tembusan dikirim kepada pihak/institusi lain yang sudah teetulis di bawah
nama dan tandan tangan penanggung jawab surat.
|
|||
BAB VII
PENYUSUNAN PERATURAN, INTRUKSI DAN SIARAN
|
|||
Pasal 39
Komponen Peraturan
|
|||
(1) Peraturan
memuat enam komponen yaitu:
a. lambang IPNU;
b. judul;
c. nomor peraturan;
d. nama peraturan;
e. konsideran;
f. isi peraturan.
(2) Lambang IPNU terletak di tengah atas.
(3) Nama
peraturan ditulis dengan huruf kapital dan bergaris bawah, contoh : PERATURAN
PIMPINAN PUSAT.
(4) Setiap
peraturan harus diberi nomor yang ditulis di bawah nama peraturan.
(5) Judul
peraturan ditulis dengan huruf kapital, contoh: TENTANG SISTEM KADERISASI.
(6) Konsideran terdiri dari:
a. Menimbang: berisi
pertimbangan-pertimbangan diterbitkannya peraturan;
b. Mengingat: berisi landasan konstitusional IPNU yang menjadi dasar hukum diterbitkannya
peraturan (PD, PRT dan PO IPNU);
d. Memperhatikan: berisi peristiwa
rapat pleno dan/atau periatiwa lainnya.
(7) Diktum: berisi rumusan-rumusan pernyataan penetapan peraturan.
(8) Isi peraturan adalah materi peraturan yang
disusus berdasarkan bab, pasal dan ayat.
(9) Setiap
bab terdiri dari
beberapa pasal dan setiap pasal terdiri dari beberapa ayat.
|
|||
Pasal 40
Penomoran Peraturan
|
|||
(1) Nomor
peraturan sebagaimana diatur dalam bab IV Pasal 7 ayat 5 terdiri dari 6 (enam) komponen yaitu nomor, kode indeks peraturan,
periodisasi kepengurusan, tahun kelahiran IPNU, bulan penerbitan peraturan ,
dan tahun penerbitan peraturan.
(2) Setiap komponen dipisah dengan garis miring seperti berikut: a/b/c/d/e/f/.
(3) Nomor adalah nomor urut penerbitan peraturan.
(4) Kode indeks peraturan mengikuti ketentuan sebagai berikut:
- PPP untuk Pimpinan Pusat;
- PPW untuk Pimpinan Wilayah;
- PPC untuk Pimpinan Cabang;
- PPCI untuk Pimpinan Cabang Istimewa;
- PPAC untuk Pimpinan Anak Cabang;
- PPR untuk Pimpinan Ranting;
- PPK untuk Pimpinan Komisariat.
(5) Periodisasi kepengurusan berjalan yang ditulis dengan angka romawi.
(6) Tahun kelahiran IPNU ditulis dengan mencantumkan dua angka terakhir tahun
kelahiran IPNU, yaitu: 73 (1373 H) dan 54 (1954 M).
(7) Bulan
penerbitan peraturan ditulis dengan angka romawi.
(8) Tahun penerbitan peraturan ditulis dengan mencantumkan dua angka terakhir.
|
|||
Pasal 41
Komponen Intruksi
|
|||
(1) Komponen
surat intruksi sebagaimana diatur dalam pasal 2-12.
(2) Khusus
kode indeks surat intruksi mengikuti ketentuan
sebagai berikut:
- IPP untuk Pimpinan Pusat;
- IPW untuk Pimpinan Wilayah;
- IPC untuk Pimpinan Cabang;
- IPAC untuk Pimpinan Anak Cabang.
|
|||
Pasal 42
Komponen Siaran
|
|||
(1) Siaran
memuat lima komponen yaitu:
a. judul;
b. nomor siaran;
c. pembuka;
d. isi;
e. penutup.
(2) Judul
berisi ringkasan isi siaran.
(3) Setiap
siaran harus diberi nomor.
(4) Pembuka berisi satu atau lebih alenia pengantar.
(5) Isi adalah narasi pokok materi yang disiarkan.
(6) Penutup
berisi kesimpulan
dan/atau saran.
|
|||
Pasal 43
Penomoran Siaran
|
|||
(1) Nomor
siaran sebagaimana diatur dalam bab IV Pasal 7 ayat 5 terdiri dari 6 (enam) komponen yaitu
nomor, kode indeks siaran, periodisasi kepengurusan, tahun kelahiran IPNU,
bulan penerbitan siaram, dan tahun penerbitan siaran.
(2) Setiap
komponen dipisah
dengan garis miring seperti berikut: a/b/c/d/e/f/.
(3) Nomor
adalah nomor urut
penerbitan siaran.
(4) Kode indeks siaran mengikuti ketentuan
sebagai berikut:
- SPP
untuk Pimpinan Pusat;
- SPW untuk Pimpinan Wilayah;
- SPC untuk Pimpinan Cabang;
- SPCI untuk Pimpinan Cabang Istimewa;
- SPAC untuk Pimpinan Anak Cabang;
- SPR
untuk Pimpinan Ranting;
- SPK untuk Pimpinan Komisariat.
(5) Periodisasi kepengurusan berjalan yang ditulis dengan angka romawi.
(6) Tahun kelahiran IPNU ditulis dengan mencantumkan dua angka terakhir tahun
kelahiran IPNU, yaitu: 73 (1373 H) dan 54 (1954 M).
(7) Bulan penerbitan siaran ditulis dengan angka romawi.
(8) Tahun penerbitan siaran ditulis dengan mencantumkan dua angka terakhir.
|
|||
BAB VIII
LAPORAN |
|||
Pasal 44
Jenis Laporan
|
|||
Laporan terdiri dari 6 jenis berikut:
a. Laporan
pertanggungjawaban;
b. Laporan
perjalanan;
c. Laporan
kegiatan;
d. Laporan
berkala;
e. Laporan program kerja;
f. Laporan pelaksanaan program.
|
|||
Pasal 45
Laporan Pertanggungjawaban
|
|||
(1) Laporan pertanggungjawaban adalah laporan
yang disampaikan oleh ketua umum/ketua di hadapan
Kongres/Konperensi/Rapat Anggota sebagai pertanggungjawaban kepemimpinan
organisasi selama masa khidmat tertentu.
(2) Laporan pertanggungjawaban disusun sebagai
berikut:
- Pendahuluan;
- kondisi obyektif
organisasi;
- program hasil
kongres/konperensi/ rapat anggota;
- pelaksanaan program;
- administrasi, surat-menyurat
inventarisasi;
- laporan keuangan;
- hambatan-hambatan;
- kesimpulan;
- rekomendasi;
- penutup.
|
|||
Pasal 46
Laporan Perjalanan
|
|||
(1) Laporan perjalanan adalah laporan yang
disampaikan oleh pengurus atas keikutsertaannya dalam suatu kegiatan yang
dilaksanakan baik oleh IPNU maupun institusi lain.
(2) Laporan perjalanan terdiri atas beberapa bagian berikut:
- Pendahuluan;
- nama, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan;
- ringkasan umum hasil
kegiatan;
- hambatan-hambatan;
- kesimpulan;
- rekomendasi;
- penutup.
|
|||
Pasal 47
Laporan Kegiatan
|
|||
(1) Laporan kegiatan adalah
laporan pelaksanaan suatu kegiatan, yang disampaikan oleh panitia dan/atau
ketua koordinator pelaksana program/kegiatan kepada organisasi melalui
ketua/wakil ketua yang membidangi bidang yang bersangkutan.
(2) Laporan kegiatan terdiri dari
beberapa bagian berikut:
- Pendahuluan;
- nama kegiatan;
- waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan;
- peserta kegiatan;
- uraian umum hasil kegiatan;
- laporan
penggunaan anggaran;
- hambatan-hambatan;
- kesimpulan;
- rekomendasi;
- penutup.
|
|||
Pasal 48
Laporan Berkala
|
|||
(1) Laporan berkala adalah laporan yang
disampaikan oleh tingkat kepengurusan tertentu kepada tingkat kepengurusan di
atasnya secara bertahap/berkala.
(2) Laporan berkala terdiri dari beberapa bagian berikut:
- Pendahuluan;
- program-program yang telah direncanakan;
- kegiatan-kegiatan yang telah terlaksana;
- grafik capaian program;
- laporan penggunaan anggaran;
- hambatan-hambatan;
- kesimpulan;
- rekomendasi;
- lampiran daftar kegiatan
yang akan segera dilaksanakan;
- penutup.
(3) Pimpinan
Pusat memberikan laporan berkala kepada Pengurus Besar Nahdlatul Ulama,
dengan tembusan Pimpinan Wilayah, pada setiap tahun.
(4) Pimpinan Wilayah memberikan laporan berkala kepada Pimpinan Pusat dengan
tembusan Pimpinan Cabang dan Pengurus Wilayah NU yang bersangkutan pada
setiap tahun.
(5) Pimpinan Cabang memberikan laporan berkala kepada Pimpinan Pusat, dengan
tembusan Pimpinan Wilayah, Pimpinan Anak Cabang, Pimpinan Ranting/Komisariat
dan Pengurus Cabang NU yang bersangkutan pada setiap tahun.
(6) Pimpinan Cabang Istimewa memberikan berkala laporan kepada Pimpinan Pusat,
dengan tembusan Pengurus Cabang NU Istimewa yang bersangkutan, pada setiap
tahun.
(7) Pimpinan Anak Cabang memberikan laporan berkala kepada Pimpinan Cabang dengan
tembusan Pimpinan Ranting, Pimpinan Komisariat dan pengurus MWC NU yang
bersangkutan pada setiap setiap tahun.
(8) Pimpinan Ranting memberikan laporan berkala kepada Pimpinan Cabang dengan
tembusan Pimpinan Anak Cabang dan Pengurus Ranting NU yang bersangkutan pada
setiap enam bulan.
(9) Pimpinan Komisariat memberikan laporan berkala kepada Pimpinan Cabang
dengan tembusan Pimpinan Anak Cabang dan pimpinan lembaga pendidikan yang
bersangkutan setiap enam bulan.
|
|||
Pasal 49
Laporan
Program Kerja
|
|||
(1) Laporan program kerja adalah laporan
menyeluruh mengenai program kerja yang telah dilaksanakan oleh
bidang/departemen tertentu.
(2) Laporan program kerja disampaikan oleh
sekretaris jenderal/sekretaris kepada ketua umum/ketua, bendahara
umum/bendahara kepada ketua/ketua umum, ketua/wakil ketua kepada ketua
umum/ketua, atau koordinator departemen kepada ketua dan/atau wakil ketua
selaku koordinator program.
(3) Laporan program kerja selanjutnya dilaporkan kepada rapat pleno.
(4) Laporan program kerja dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
- nomor urut;
- program kerja tahunan atau enam
bulanan;
- bentuk kegiatan;
- pelaksanaan (waktu dan tempat);
- penggunaan anggaran;
- hambatan-hambatan;.
- keterangan.
(5) Di atas tabel bertuliskan "Laporan Program
Kerja" dan di bawahnya dicantumkan nama dan tanda tangan penanggung
jawab.
|
|||
Pasal 50
Laporan
Pelaksanaan Program
|
|||
(1) Laporan
pelaksanaan program adalah laporan lengkap tentang suatu program yang telah
dilaksanakan.
(2) Laporan
pelaksanaan program disampaikan oleh organisasi kepada pihak lain yang
mendanai program atau yang memberikan kepercayaan untuk melaksanakan program.
(3) Laporan
pelaksanaan program memuat memuat beberapa bagian berikut:
- pendahuluan;
- nama program;
- waktu dan tempat pelaksanaan program;
- rangkaian kegiatan;
- peserta pada setiap kegiatan;
- uraian umum out-put program;
- laporan
penggunaan anggaran;
- hambatan-hambatan;
- kesimpulan;
- rekomendasi;
- penutup.
(4) Laporan pelaksaaan program ditandatangai
oleh ketua umum/ketua dan sekretaris jenderal/ sekretaris, serta berstempel.
|
|||
Pasal 51
Berita Acara
|
|||
(1) Berita acara adalah suatu bentuk
laporan yang menyatakan secara utuh sebuah peristiwa formal yang telah
berlangsung.
(2) Berita
acara memuat informasi berikut:
a. hari/tanggal/bulan/tahun;
b. waktu/jam saat kejadian;
c. tempat kejadian/peristiwa;
d. alamat, tempat kejadian/peristiwa;
e. Isi berita yang dilaporkan;
f. nama dan jabatan yang membuat berita acara (disertai tanda
tangan);
g. stempel organisasi.
(3) Berita
acara sebaiknya juga diketahui oleh pihak-pihak yang berkepetingan (Bila
mungkin distempel, jika yang berkepentingan tersebut mewakili organisasi).
|
|||
BAB IX
PERALATAN
ADMINISTRASI
|
|||
Pasal 52
Buku Daftar Inventaris
|
|||
(1) Buku
daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat
barang/aset/inventaris organisasi.
(2) Buku
daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom, sebagai
berikut:
a. nomor urut barang;
b. nomor indeks/kode barang;
c. nama satuan/jenis barang;
d. jumlah barang;
e. asal mula barang;
f. harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);
g. tanggal mulai dipakai;
h. tanggal mulai tidak dipakai
(rusak);
i. Keterangan: misalnya ada penambahan barang.
|
|||
Pasal 53
Buku
Notulensi
|
|||
(1) Buku notulensi adalah buku catatan resmi
tentang pembicaraan, kesepakatan atau keputusan yang diambil dalam pertemuan,
rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
(2) Buku notulesi juga merupakan bahan
pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap menyelenggarakan pertemuan,
rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
(3) Buku
notulensi, memuat antara lain:
a. nama pertemuan;
b. hari, tanggal pertemuan;
c. waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
d. tempat pertemuan;
e. jumlah undangan dan jumlah peserta;
f. nama dan jabatan yang memimpin;
g. nama dan jabatan notulis;
h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;
i. Keputusan-keputusan yang
diambil;
j. rekomendasi (jika ada).
|
|||
Pasal 54
Buku Tamu
|
|||
(1) Buku tamu adalah buku yang
digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang dan berkeperluan dengan
organisasi.
(2) Buku tamu dibuat dalam bentuk
tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. hari, tanggal, jam;
c. nama lengkap tamu;
d. organisasi/institusi tamu;
e. jabatan/status tamu;
f. alamat;
g. keperluan;
h. Tanda tangan tamu.
|
|||
Pasal 55
Buku Daftar
Hadir
|
|||
(1) Buku daftar hadir adalah buku
yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, lokakarya,
pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.
(2) Buku daftar hadir dibuat dalam
bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. nama lengkap;
c. jabatan;
d. alamat;
e. tanda tangan.
(3) Di
setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda
pertemuan.
|
|||
Pasal 56
Buku Daftar
Kegiatan
|
|||
(1) Buku daftar kegiatan adalah buku yang
digunakan untuk mencatat setiap kegiatan organisasi, baik internal maupun
eksternal.
(2) Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk
tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. nama/jenis kegiatan;
c. hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
d. waktu (pagi, siang, malam/sehari
penuh, dll);
e. tempat pelaksanaan;
f. penyelenggara;
g. Keterangan: mencatat
hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.
|
|||
Pasal 57
Buku Keuangan
|
|||
(1) Buku
keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran
anggaran organisasi.
(2) Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang
memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran);
c. uraian sumber pemasukan;
d. uraian penggunaan dana;
e. debit;
f. kredit;
g. jumlah;
h. Keterangan (jika perlu).
(3) Buku dapat dipisahkan antara buku kas
umum dan buku pembantu.
|
|||
Pasal 58
Buku Ekspedisi |
|||
(1) Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan
untuk mencatat pengiriman surat/barang administrasi/ perlengkapan organisasi
baik melalui kurir maupun pos.
(2) Buku ekspedisi berguna sebagai bukti bahwa
barang yang dikirim benar-benar telah diterima oleh yang bersangkutan.
(3) Buku ekspedisi dibuat dalam bentuk tabel
yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. tanggal pengiriman;
c. jenis barang;
d. alamat tujuan;
e. isi/perihal (jika berupa surat);
f. tanggal dan nomor surat (jika berupa
surat);
g. lampiran (jika ada);
h. tanda tangan penerima/tera pos.
|
|||
Pasal 59
Buku Agenda
|
|||
(1) Buku agenda adalah buku pencatatan keluar
dan masuknya surat yang digunakan untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian
pada surat.
(2) Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Buku agenda surat keluar;
b. Buku agenda surat masuk.
(3) Buku agenda surat keluar dibuat dalam
bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor
urut;
b. nomor
indeks surat;
c. nomor
surat;
d. tanggal surat;
e. tujuan surat;
f. isi/perihal surat;
g. keterangan.
(4) Buku
agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor
urut;
b. nomor
indeks surat;
c. tanggal
surat diterima;
d. pengirim;
e. isi/perihal
surat;
f. tanggal
surat;
g. terusan;
h. catatan disposisi;
i. keterangan;
|
|||
Pasal 60
Pengarsipan
|
|||
(1) Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat
simpanan keluar dan surat masuk.
(2) Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu
sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
(3) Kegunaan
arsip antara lain:
a. pembuktian/pembukuan;
b. korespondensi;
c. penyusunan sejarah;
d. penyusunan data statistik;
e. dokumentasi.
(4) Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh
arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks.
(5) Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai
dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk.
(6) Dalam
mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan,
harus dipisahkan antar-periode.
(7) Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti
peraturan, siaran dan lain sebagainya.
(8) Pengarsipan surat-surat keluar dilakukan dengan mengkategorisasikannya sesuai
jenis-jenis surat sebagai berikut:
a. Pimpinan Pusat:
a.1. Surat pengesahan.
a.2. Surat keputusan dan surat instruksi, surat mandat, surat tugas
dll.
a.3. Surat intern organisasi IPNU (umum).
a.4. Surat yang ditujukan kepada NU dan banom, lajnah dan lembaga NU.
a.5. Surat kepada institusi dan ormas lain.
a.6. Peraturan dan siaran.
a.7. Laporan kegiatan.
b. Pimpinan Wilayah:
b.1. Surat rekomendasi pengesahan.
b.2. Surat keputusan dan surat instruksi, surat mandat, surat tugas
dll.
b.3. Surat intern organisasi IPNU (umum).
b.4. Surat yang ditujukan kepada NU dan banom, lajnah dan lembaga NU.
b.5. Surat kepada institusi dan ormas lain.
b.6. Peraturan dan siaran.
b.7. Laporan kegiatan.
c. Pimpinan Cabang:
c.1. Surat pengesahan.
c.2. Surat keputusan dan surat instruksi, surat mandat, surat tugas
dll.
c.3. Surat intern organisasi IPNU (umum).
c.4. Surat yang ditujukan kepada NU dan banom, lajnah dan lembaga NU.
c.5. Surat kepada institusi dan ormas lain.
c.6. Peraturan dan siaran.
c.7. Laporan kegiatan.
d. Pimpinan Anak Cabang:
d.1. Surat rekomendasi pengesahan.
d.2. Surat keputusan dan surat instruksi, surat mandat, surat tugas
dll.
d.3. Surat intern organisasi IPNU (umum).
d.4. Surat yang ditujukan kepada NU dan banom, lajnah dan lembaga NU.
d.5. Surat kepada institusi dan ormas lain.
d.6. Peraturan dan siaran.
d.7. Laporan kegiatan.
e. Pimpinan Ranting:
e.1. Surat keputusan dan surat instruksi, surat mandat, surat tugas
dll.
e.2. Surat intern organisasi IPNU (umum).
e.3. Surat yang ditujukan kepada NU dan banom, lajnah dan lembaga NU.
e.4. Surat kepada institusi dan ormas lain.
e.5. Peraturan dan siaran.
e.6. Laporan kegiatan.
f. Pimpinan Komisariat :
f.1. Surat keputusan dan surat instruksi, surat mandat, surat tugas
dll.
f.2. Surat intern organisasi IPNU (umum).
f.3. Surat yang ditujukan kepada NU dan banom, lajnah dan lembaga
NU.
f.4. Surat kepada institusi dan ormas lain.
f.5. Peraturan dan siaran.
f.6. Laporan kegiatan tahunan.
(9) Pengarsipan
surat-surat masuk dilakukan dengan mengkategorisasikannya sesuai jenis-jenis
surat sebagai berikut:
a. Pimpinan Pusat:
a.1. Surat pengajuan permohonan pengesahan
Pimpinan Wilayah dan Pimpinan Cabang.
a.2. Surat rekomendasi Pimpinan Wilayah untuk pengesahan Pimpinan
Cabang.
a.3. Tembusan surat keputusan, dan instruksi Pimpinan Wilayah dan Pimpinan Cabang.
a.4. Tembusan surat pengesahan dari Pimpinan Cabang.
a.5. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan Wilayah.
a.6. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan Cabang.
a.7. Surat dari NU, badan otonom, lembaga dan lanjan NU.
a.8. Surat dari institusi dan ormas lain.
a.9. Tembusan peraturan dan siaran PW dan PC.
a.10. Laporan kegiatan PW dan PC.
b. Pimpinan Wilayah
b.1. Surat pengajuan rekomendasi pengesahan dan tembusan permohonan pengesahan
dari Pimpinan Cabang.
b.2. Tembusan surat pengesahan Pimpinan Cabang dari Pimpinan Pusat.
b.3. Surat keputusan dan instruksi dari Pimpinan Pusat.
b.4. Tembusan surat keputusan, dan instruksi Pimpinan Cabang.
b.5. Tembusan surat pengesahan dari Pimpinan Cabang.
b.6. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan Pusat.
b.7. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan Cabang dan Pimpinan Anak Cabang.
b.8. Surat dari NU, badan otonom, lembaga dan lanjnah NU.
b.9. Surat dari institusi dan
ormas lain.
b.10. Peraturan dan siaran PP.
b.11. Tembusan peraturan dan siaran PC.
b.12. Laporan kegiatan Pimpinan Pusat dan Pimpinan Cabang.
c. Pimpinan Cabang:
c.1. Surat pengesahan Pimpinan Pusat dan rekomendasi pengesahan dari Pimpinan Wilayah.
c.2. Surat keputusan dan instruksi dari Pimpinan Pusat dan Pimpinan Wilayah.
c.3. Surat pengajuan permohonan pengesahan Pimpinan Anak Cabang dan Pimpinan Ranting/Pimpinan
Komisariat.
c.4. Surat rekomendasi Pimpinan Anak Cabang untuk
pengesahan Pimpinan Ranting/Pimpinan Komisariat.
c.5. Tembusan surat keputusan Pimpinan Anak Cabang, Pimpinan Ranting/Pimpinan
Komisariat.
c.6. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan Pusat dan Pimpinan Wilayah.
c.7. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan
Anak Cabang Pimpinan Ranting/Pimpinan Komisariat.
c.8. Surat dari NU, badan otonom, lembaga dan lajnah NU.
c.9. Surat dari institusi dan ormas lain.
c.10. Peraturan dan siaran PP dan PW.
c.11. Tembusan peraturan dan siaran PAC, PR dan PK.
c.12. Laporan kegiatan Pimpinan Pusat dan Pimpinan Wilayah.
c.13. Laporan kegiatan Pimpinan Anak Cabang dan Pimpinan
Ranting/Pimpinan Komisariat.
d. Pimpinan Anak Cabang:
d.1. Surat pengesahan Pimpinan Cabang dan tembusan pengesahan dari Pimpinan Ranting/Pimpinan
Komisariat.
d.2. Surat keputusan dan instruksi dari Pimpinan Cabang.
d.3. Surat permohonan rekomendasi pengesahan Pimpinan Ranting/Pimpinan Komisariat dan tembusan
permohonan pengesahan Pimpinan Ranting/Pimpinan Komisariat.
d.4. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan Cabang.
d.5. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat.
d.6. Surat dari NU, badan otonom, lajnah dan lembaga NU.
d.7. Surat dari institusi dan ormas lain.
d.8. Tembusan surat keputusan Pimpinan Ranting/Komisariat.
d.9. Peraturan dan siaran PP, PW, dan PC.
d.10. Tembusan peraturan PR dan PK.
d.11. Laporan kegiatan Pimpinan Cabang dan Pimpinan Ranting/Pimpinan
Komisariat.
e. Pimpinan Ranting:
e.1. Surat pengesahan dan rekomendasi pengesahan Pimpinan Anak
Cabang.
e.1. Surat keputusan dan instruksi Pimpinan Cabang.
e.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan Cabang dan Pimpinan Anak Cabang.
e.4. Surat dari NU, badan otonom, lajnah dan lembaga NU.
e.5. Surat dari institusi dan ormas lain.
e.6 Peraturan dan siaran PP, PW, PC dan PAC.
e.7. Laporan kegiatan Pimpinan Cabang dan Pimpinan Anak Cabang.
f. Pimpinan Komisariat:
f.1. Surat pengesahan dan rekomendasi pengesahan Pimpinan Anak Cabang.
f.1. Surat keputusan dan instruksi Pimpinan Cabang.
f.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Pimpinan Cabang dan Pimpinan Anak Cabang.
f.4. Surat dari NU, badan otonom, lajnah dan lembaga NU.
f.5. Surat dari institusi dan ormas lain.
f.6 Peraturan dan siaran PP, PW, PC dan PAC.
f.7. Laporan kegiatan Pimpinan Cabang dan Pimpinan Anak Cabang.
|
|||
Pasal 61
Cap Agenda
|
|||
(1) Cap
agenda berbentuk empat persegi panjang dan bertuliskan "AGENDA".
(2) Penerimaan surat harus dicap agenda.
(3) Cap agenda berisi komponen-komponen sebagai berikut:
a. tulisan "AGENDA";
b. tanggal surat diterima;
c. nomor agenda surat masuk;
d. tanggal surat dibalas;
e. Nomor surat dalam buku agenda surat
keluar;
f. paraf penerus.
(4) Cap
agenda bisa diganti dengan kertas lembar disposisi, yang sekaligus berisi
kolom-kolom cap agenda.
|
|||
Pasal 62
Disposisi, Reproduksi dan Godeponserd
|
|||
(1) Disposisi adalah catatan dari ketua dan/atau sekretaris tentang tindak lanjut
sebuah surat.
(2) Disposisi hendaknya dibuat secara singkat dan jelas.
(3) Disposisi
ditulis pada halaman surat sebelah kiri yang telah dikosongkan seperempat
bagiannya.
(4) Disposisi diberi paraf dan tanggal pembuatan.
(5) Jika
memerlukan kalimat yang panjang, maka dapat dibuat lembar disposisi yang
selanjutnya ditempel pada surat tersebut.
(6) Reproduksi (disingkat Rep.)adalah suatu tanda untuk surat-surat yang perlu dijawab
tetapi belum dikerjakan segera (ditangguhkan).
(7) Godeponserd (disingkal Dep.), adalah suatu tanda untuk surat-surat yang tidak perlu
lagi dijawab atau ditindaklanjuti.
(8) Rep. dan Dep. Dibubuhkan di bagian atas kiri surat.
|
|||
Pasal 63
Stempel
|
|||
(1) Stempel adalah cap atau simbol organisasi untuk
melegitimasi surat-surat atau barang-barang tertentu secara resmi dan harus
dipakai sebagaimana mestinya.
(2) Bentuk stempel IPNU bulat telur atau oval, dengan ukuran
panjang 5 cm dan ukuran lebar 3 cm.
(3) Tepat di tengahnya terdapat lambang IPNU dengan ukuran
diameter 1,8 cm.
(4) Di lingkaran atas bertuliskan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL
ULAMA yang ditulis dengan huruf kapital.
(5) Di
lingkaran bawah bertuliskan nama tingkat kepengurusan organisasi yang juga
ditulis dengan huruf kapital.
(6) Warna
tinta stempel hijau muda.
(7) Ketentuan
ini berlaku untuk semua tingkat kepengurusan IPNU.
|
|||
BAB X
PERLENGKAPAN
SEKRETARIAT
|
|||
Pasal 64
Bagan
Struktur Organisasi
|
|||
(1) Bagan
struktur
organisasi adalah susunan pengurus yang dibuat dalam bentuk bagan.
(2) Bagan struktur organisasi menjelaskan pembagian tugas pengurus dalam
menjalankan tugas-tugas organisasi.
(3) Dalam pembuatan bagan struktur organisasi pada setiap jalur komando
atau koordinasi dicantumkan nama, jabatan beserta foto yang
bersangkutan.
(4) Struktur organisasi dipasang di dinding
kantor/sekretariat.
|
|||
Pasal 65
Papan Agenda
Kegiatan
|
|||
(1) Papan
agenda kegiatan adalah catatan kegiatan yang hendak
dilaksanakan, baik internal maupun eksternal.
(2) Papan
agenda kegiatan berbentuk empat persegi panjang sebagaimana papan pengumuman.
(3) Papan
daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. nama/jenis kegiatan;
c. pelaksana kegiatan;
d. hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
e. waktu (jam) pelaksanaan;
f. tempat pelaksanaan;
g. keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya
penyampaian makalah dll.
|
|||
Pasal 66
Papan Pengumuman
|
|||
(1) Papan
pengumuman adalah
papan media komunikasi dan informasi antara organisasi, pengurus dan
anggotanya, maupun antara organisasi dan pihak lain.
(2) Papan
pengumuman
dipergunakan untuk menyiarkan hal-hal penting yang perlu diumumkan kepada
segenap pengurus dan pihak lain.
(3) Papan
pengumuman berbentuk empat persegi panjang, dengan bertuliskan
"Pengumuman" di bagian atas tengah.
|
|||
Pasal 67
Tabel Program Kerja Tahunan
|
|||
(1) Tabel
program kerja tahunan adalah tabel yang memuat rencana kalender kerja
dan/atau kegiatan tahunan, untuk mempermudah evaluasi waktu dan persiapan
kegiatan.
(2) Tabel
program kerja tahunan ini dibuat berdasarkan hasil rapat kerja.
(3) Tabel
program kerja tahunan
memuat kolom-kolom, sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. jenis kegiatan;
c. waktu pelaksanaan;
d. bulan/minggu keberapa program
itu dilaksanakan;
e. pelaksana;
f. penanggung jawab;
g. keterangan.
|
|||
Pasal 68
Peta Wilayah
Kerja
|
|||
(1) Peta
wilayah kerja berfungsi untuk mengetahui potensi, situasi dan kondisi daerah
kerja yang dipimpinnya.
(2) Peta
wilayah kerja berbentuk peta daerah dengan lokasi organisasi di tingkat
bawahannya dengan memakai (benang jahit) yang ditarik lurus dan tersentralkan, untuk jalur komando dan
koordinasi.
(3) Peta
wilayah kerja mutlak dimiliki oleh semua tingkat kepengurusan
organisasi, kecuali Pimpinan Ranting dan/atau Pimpinan Komisariat.
|
|||
Pasal 69
Grafik Target
Pencapaian Program
|
|||
(1) Grafik
target pencapaian program
adalah prosentase target yang telah dicapai dari keseluruhan target yang
dicanangkan dalam melaksanakan program kerja tahunan.
(2) Grafik
target pencapaian
program berfungsi untuk mengetahui dan mengukur sejauhmana program dimaksud
bisa berjalan/direalisasikan.
(3) Grafik
target pencapaian program
memuat kolom-kolom, yaitu:
a. nomor urut;
b. jenis kegiatan;
c. waktu pelaksanaan kegiatan;
d. prosentase (ditulis
dengan menggunakan grafik balok);
e. keterangan (dapat
ditulis hal-hal yang penting, alasan atau pun catatan lain, dan sebagainya).
|
|||
BAB XI
KETENTUAN
PENUTUP
|
|||
Pasal 70
Penutup
|
|||
(1) Peraturan Pimpinan Pusat ini berlaku sejak tanggal
ditetapkan.
(2) Agar
setiap pengurus dan anggota IPNU mengetahui dan memahami Pedoman
Administrasi, maka setiap tingkat kepengurusan IPNU diwajibkan
menyosialisasikan Peraturan Pimpinan Pusat
ini.
|
|||
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 29 Dzulqa’dah 1431 H
27 Oktober 2010 M
|
|||
Pimpinan Pusat
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
|
|||
AHMAD SYAUQI
|
KHAIRUL ANAM HS.
|
||
Ketua Umum
|
Sekretaris Jendeal
|
||
Tidak ada komentar:
Posting Komentar