PETUNJUK PELAKSANAAN ADMINISTRASI IPPNU

BAGIAN B :

PETUNJUK PELAKSANAAN ADMINlSTRASI

BAB I

SURAT-SURAT

Pasal 1

Ukuran, Warna dan Jenis Kertas

1.    Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPPNU: 33 x 22 cm (folio) berat 80 gr.

2.    Warna putih.

3.    Jenis kertas: HVS

Pasal 2

Kepala Surat

1.    Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC dan PR, PKPT, PCI dan PK harus mempergunakan kepala surat.

2.    Kepala surat, letaknya di tengah alas berbentuk simetris berbentuk blok dengan huruf besar.

3.    Kepala surat dan amplop memuat:

a.   Lambang IPPNU dengan ukuran alas sama dengan tinggi 2,5 cm.

b.   Tingkatan kepengurusan organisasi.

c.   Tulisan Ikatan Pelajar Putri Nahdlatul Ulama (tidak disingkat).

d.   Nama wilayah kerja.

e.   Alamat sekretariat lengkap.

f.    Huruf menggunakan Times New Roman

g.  Lambang IPPNU dicetak sesuai warnanya dan diseragamkan dari mulai tingkatan pusat sampai dengan tingkatan ranting/komisariat.

4.    Kepala surat dicetak dengan warna dasar putih dan warna huruf hitam

5.    Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang, ditulis dengan huruf besar semua, kecuali alamat sekretariat dan dengan posisi simetris.

Pasal 3

Nomor, Lampiran dan Hal Surat

1.     Dibawah kepala surat (yang tidak tercetak) berturut-turut ditulis:

   - Nomor            :

   - Lampiran        :

   - Hal                   :

2.  Nomor surat adalah nomor unit pada buku agenda surat-surat keluar ditambah kode- kode yang khusus dipergunakan dalam surat menyurat IPPNU dengan susunan dan urutan- urutan sebagai berikut: 1/ 2/ 3/ 4/ 5/6/7

Keterangan kolom:

1.   Nomor unit keluar (agenda)

2.   Diisi dengan PP: untuk Pimpinan Pusat

      Diisi dengan PW: untuk Pimpinan Wilayah

      Diisi dengan PC: untuk Pimpinn Cabang

      Diisi dengan PAC: untuk Pimpinan Anak Cabang

      Diisi dengan PR : untuk Pimpinan Ranting

      Diisi dengan PKPT: untuk Pimpinan Komisariat Perguruan Tinggi

      Diisi dengan PK: untuk Pimpinan Komisariat

      Diisi dengan PCI : untuk Pimpinan Cabang Istimewa

3.   Diisi dengan kode indeks yang ketentuannya sebagai berikut:

Kode indeks umum:

A: untuk surat sekretariat

B: untuk surat-surat keuangan

C: Untuk departemen-departemen

Kode indeks khusus:

-     SK          : Surat Keputusan

-     SP          : Surat Pengesahan

-     Sp          : Surat pengangkatan/pemberhentian

-     SM         : Surat Mandat

-     Ins. PP  : Instruksi Pimpinan Pusat

-     Ins. PW : Instruksi Pimpinan Wilayah

-     Ins. PC  : Instruksi Pimpinan Cabang

-     Si. PP    : Siaran Pimpinan Pusat

-     Si. PW   : Siaran Pimpinan Wilayah

-     Si. PC    : Siaran Pimpinan Cabang

-     SR         : Surat Rekomendasi

-     SPT       : Surat Pengantar

4.   Diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua angka terakhir dari tahur Hijriyah dan Masehi.

5.   Diisi dengan periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan dengan angka romawi.

6.   Diisi dengan bulan, menggunakan angka romawi.

7.   Diisi dengan tahun, diambil dua angka yang terakhir.

      Contoh: 005/ PP/ SK/7455/XII/III/02

3.   Lampiran diisi apabila beserta surat-surat tersebut disertakan surai-surat lain. Misalnya surat keterangan, riwayat hidup, laporan,notulen, statemen dan lain sebagainya.

-    Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka misalnya 2 atau 3.

-    Angka pada lampiran menunjukkan macam lampiran, bukan lembaran lembar.

-    Kalau jumlah ingin disebutkan, ditulis di dalam kurung, contoh: 2 (7). Artinya lampiran ada 2 (dua) macam dengan jumlah lembaran 7 (tujuh).

4.   Hal ditulis isi pokok persoalan yang dibicarakan dalam surat yang akan dikirim, misalnya:

-    Laporan keuangan

-    Permohonan Audiensi

-    Permohonan pengesahan

Tulisan mengenai pokok/hal surat ini harus dimengerti oleh si alamat, tidak perlu terlalu panjang.

Pasal 4

Alamat dan Tujuan Surat

1.   Alamat adalah menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan dan harus ditulis dengan lengkap serta jelas kecuali yang bersifat massal.

2.   Surat-surat yang ditujukan kepada organisasi dalam lingkungan IPPNU cukup rnenggunakan kata-kata sopan “Yang Terhormat” (tidak disingkat) ditambah titik dua, dan kepada ‘Yth’ titik satu.

3.   Alamat dan tujuan terletak 3 (tiga) spasi lurus di bawah isi pokok/ hal

Pasal 5

Isi Surat

1.   Isi surat adalah uraian dari inti surat.

2.   Isi surat supaya dijaga tetap sopan dan hormat.

3.   Isi surat menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti.

4.   Kalau menggunakan singkatan hendaknya dipakai singkatan yang lazim dipakai umum.

Pasal 6

Formasi Surat

1.   Isi surat keseluruhan berbentuk blok Stil.

2.   Penggunaan spasi disesuaikan dengan isi surat dan ukuran kertas secara proporsional.

3.   Kosongkan ¼ bagian halaman muka surat sebelah kiri untuk tempat disposisi bagi si alamat.

Pasal 7

Pembuka dan Penutup Surat

1.   Kata pembuka untuk surat-surat IPPNU adalah:

   Assalamu’alaikum Wr. Wb.

   Bismillahirrahmanirrahim.

2.   Kata penutupnya adalah:

   Wallahul muwafiq ilaa aqwamith thariq

   Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

3.   Ketentuan ayat 1 dan 2 dipakai untuk surat-surat umum IPPNU, kecuali SK, Instruksi, Pengesahan dan mandat.

4.   Kata pembuka dan penutup terletak di garis alinea.

Pasal 8

Tanggal Surat

1.   Tangggal surat ditulis di sebelah kanan bawah.

2.   Tanggal surat didahului oleh nama kota (kedudukan kantor organisasi).

3.   Surat-surat dalam organisasi IPPNU harus memuat tanggal bulan, tahun Hijriyah dan Masehi. Contoh:

         Jakarta,13 Muharram 1423 H

                                                       27   Maret      2003 M

Pasal 9

Pengiriman dan Tanda tangan

1.    Setiap surat harus menyebut dengan jelas lembaga yang mengirim beserta penanggungjawabnya sesuai dengan tingkat kepengurusan di wilayah kerja masing-masing dan ditulis dengan huruf kapital.

2.    Penanggungjawab adalah Ketua dan Sekretaris: Ketua ditulis sebelah kiri dan sekretaris ditulis sebelah kanan, masing-masing dengan huruf besar dan diberi garis bawah tanpa tanda kurung.

3.    Tingkatan-tingkatan pejabat organisasi harus ditulis dengan angka romawi, bukan dengan huruf, misalnya: Ketua I, Sekretaris II, dan sebagainya.

4.    Nama yang menjabat hendaknya ditulis di atas nama jabatan bukan sebaliknya dan penulisan jabatan ditulis dengan huruf kecil dicetak miring.

5.    Penulisan tingkatan organisasi (PP, PW, PC, PAC, PR, PKPT, PK dan PCI ) ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah-tengah.

6.    Penulisan nama pada kolom tanda tangan, apabila sudah mempunyai NIA, maka nama digarisbawahi dan ditambahkan dengan no NIA.

      Contoh:

PIMPINAN CABANG

IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA

KOTA MEDAN

            SITI SUNDARI                                                              MAIMUNAH

            Ketua, NIA: CXXX.0.7455.81.001                                    Sekretaris, NIA: .........................

7. Dalam setiap pengiriman surat dan penandatanganan surat harus mempergunakan stempel organisasi yang disahkan.

8.  Stempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris, dengan menutup sebagian dari tanda tangan sebelah kiri sekretaris dan berlaku bagi semua jenis surat IPPNU.

BAB II

SIFAT-SIFAT SURAT

Pasal 10

Peraturan

1.   Peraturan adalah surat yang berisi tentang sifat, tujuan dan aturan-aturan organisasi dan merupakan legitimasi ketentuan hukum tertinggi yang harus ditaati oleh IPPNU.

2.   Peraturan IPPNU terdiri dari 4 (empat) macam, yaitu:

a.   Peraturan Dasar dan Rumah Tangga adalah peraturan dasar yang diputuskan Kongres dan isinya memuat sifat, tujuan serta aturan-aturan organisasi dan mempunyai kedudukan hukum tertinggi di IPPNU.

b.   Peraturan Pimpinan Pusat disingkat Per. PP adalah peraturan yang diputuskan di Konferensi Besar dan isinya memuat hal-hal yang prinsip tetapi belum diatur dalam PD PRT dan kedudukan hukumnya setingkat di bawah PD PRT.

c.   Peraturan Pimpinan Wilayah disingkat Per. PW adalah peraturan yang diputuskan di konferensi wilayah atau konferensi kerja wilayah yang isinya memuat tentang ketentuan- ketentuan prinsip organisasi yang bersifat regional dan belum diatur dalam PD PRT maupun Per. PP dengan kedudukan hukumnya setingkat di bawah Per. PP.

d.  Peraturan Pimpinan Cabang disingkat Per. PC adalah peraturan yang diputuskan di konferensi cabang atau konferensi kerja cabang yang isinya memuat tentang ketentuan- ketentuan prinsip organisasi yang bersifat sub-regional dan belum diatur dalam Per. PP dan Per. PW dengan kedudukan hukumnya setingkat di bawah Per. PW.

Pasal 11

Keputusan

1.  Keputusan adalah surat yang isinya memuat tentang:

-     Pengangkatan penunjukan untuk sesuatu serta pengangkatan, pernberhentian personil dan organ-organ dalam lingkungan organisasi.

-     Pengesahan kepengurusan di tiap tingkatan organisasi.

-     Penetapan hasil keputusan persidangan-persidangan.

Contoh:

a)   Pengesahan Pimpman Wilayah atau Cabang.

b)   Keluar masuknya IPPNU dalam suatu lembaga federasi.

c)   Menentukan tempat dilaksanakannya suatu kegiatan besar (Kongres, Konbes, Konferwil dll).

d)   Pembekuan wilayah.

2.  Kedudukan hukum keputusan bersifat sementara selama periode tertentu dan tidak seketat peraturan.

3.   Keputusan IPPNU terdiri atas 6 (enam) macam:

-     Keputusan Pimpinan Pusat disingkat KPP.

-     Keputusan Pimpinan Wilayah disingkat KPW.

-     Keputusan Pimpinan Cabang disingkat KPC

-     Keputusan Pimpman Anak Cabang disingkat KPAC.

-     Keputusan Pimpinan Ranting disingkat KPR.

-     Keputusan Pimpman Komisariat Perguruan Tinggi disingkat KPKPT

-     Keputusan Pimpinan Komisariat disingkat KPK.

-     Keputusan Pimpman Cabang Istimewa disingkat KPCI

Pasal 12

Instruksi

1.   Instruksi adalah:

-     Surat perintah untuk menjalankan hasil keputusan, peraturan atau hasil-hasil rapat.

-     Perintah untuk melaksanakan kebijaksanaan tertentu dari yang lebih tinggi jabatan/ kedudukannya kepada orang/ badan/ lembaga yang lebih rendah jabatan/ kedudukannya disertai dengan petujuk pelaksanaannya serta petunjuk teknisnya.

      Contoh:

a)   Instruksi pendataan anggota yang disertai dengan tata cara rnengisi formulir isiannya dan pengirimannya.

b)   Instruksi untuk mengadakan konferensi.

2.   Instruksi terdiri dari 3 (tiga) macam:

1.   Instruksi Pimpinan Pusat disingkat Ins. PP.

2.   Instruksi Pimpinan Wilayah disingkat Ins. PW.

3.   Instruksi Pimpinan Cabang disingkat Ins. PC.

Pasal 13

Siaran

1.   Siaran adalah :

-     Penjelasan secara tertulis sebagai pernyataan resmi organisasi.

-     Dipergunakan untuk memberikan penjelasan tentang suatu peristiwa baik yang bersifat umum maupun khusus untuk Pelajar Putri atau didiskusikan oleh pimpinan-pimpinan IPPNU di seluruh Indonesia.

-     Penjelasan yang sifatnya menegaskan sikap kemandirian organisasi IPPNU terhadap sesuatu sebagaimana point sebelumnya.

-     Penjelasan yang sebaiknya diinformasikan melalui media massa dengan tembusan kepada badan/ lembaga/orang dari yang lebih tinggi jabatan atau kedudukannya kepada yang lebih rendah jabatan atau kedudukannya sesuai dengan isi pokok surat.

      Contoh:

a)   Siaran tentang sikap PP IPPNU terhadap politik praktis dengan tembusan ke PBNU, PWNU, PW, PC serta Menpora.

b)   Siaran tentang pengiriman pelajar ke luar negeri.

2.   Siaran berhak dinyatakan oleh 3 (tiga) tingkatan organisasi IPPNU yaitu:

      - Siaran Pimpinan Pusat disingkat Si. PP

      - Siaran Pimpinan Wilayah disingkat Si. PW

      - Siaran Pimpinan Cabang disingkat Si. PC.

BAB III

JENIS-JENIS SURAT

Pasal 14

Surat Keputusan

1.   Surat Keputusan mempunyai bentuk tertentu dengan pembukaan resmi tertulis: Bismillahirrahmaanirrahiim.

2.   Surat Keputusan memuat “(tiga) bagian, sebagai berikut:

-     Konsideran: menimbang, mengingat, memperhatikan.

-     Diktum : Isi keputusan.

-     Alamat/ tujuan surat

Penjelasan:

Konsideran terdiri:

-         Menimbang : yaitu pertimbangan-pertimbengan dan dorongan hal-hal yang menyebabkan mengapa pernyataan/ keputusan dikeluarkan.

-        Mengingat    :  yaitu peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan yang telah ada yang menguatkan dan menjadi dasar dikeluarkannya keputusan.

-        Memperhatikan : saran-saran dan atau Surat Permohonan dari PW, PC, dan pihak Iain.

-        Diktum memuat rumusan keputusan pokok/ isi yang merupakan bagian terpenting dari surat keputusan.

  Alamat terdiri:

-       Tulisan nama orang/instansi/lembaga di mana surat keputusan tersebut ditujukan.

-       Domisili atau tempat orang/instansi/lembaga yang diletakkan di bagian bawah sebelah kiri surat.

-       Urutan penyebutan dimulai dari orang/badan/lembaga yang lebih tinggi.

Pasal 15

Surat Pengesahan

1.   Surat pengesahan mempunyai bentuk tersendiri.

2.   Surat pengesahan adalah pengesahan berdirinya/reformasi pimpinan: pengurus wilayah, cabang, anak cabang, ranting dan komisariat.

3.   Yang berhak dan berkewajiban rnengeluarkan surat pergesahan adalah :

-     Pimpinan Pusat (PP), sesuai dengan Bab I pasal 5 bagian A PPOA ini.

-     Pimpinan Cabang (PC), sesuai dengan Bab VII pasal 56 bagian A PPOA ini.

4.   Surat pengesahan memuat 3 (tiga) bagian:

-     konsideran

-     diktum

-     alamat

penjelasannya sesuai dengan pasal 14 Bab ini.

Pasal 16

Surat Pengangkatan dan Pemberhentian

1.   Surat pengangkatan dan surat pemberhentian mempunyai bentuk tersendiri.

2.   Surat Pengangkatan dibuat oleh Ketua dan Sekretaris untuk mengangkat fungsionaris dalam melengkapi kepengurusan setelah melalui Rapat Harian.

3.   Surat pemberhentian dibuat oleh ketua dan sekretaris setelah mengadakan musyawarah Badan Harian untuk memberhentikan personalia pengurus, karena sebab-sebab tertentu.

Pasal 17

Surat Rekomendasi

1.   Surat rekomendasi adalah surat persetujuan secara formal yang dikeluarkan oleh organisasi yang berwenang terhadap hasil keputusan secara musyawarah.

2.   Surat rekomendasi bisa berarti surat usulan yang diajukan oleh tingkatan kepengurusan yang lebih rendah kepada kepengurusan setingkat di atasnya dan atau organisasi induk (Nahdlatul Ularna) dan atau nevennya.

3.   Untuk rekomendasi pengesahan pengurus baru, kewenangan pembuatannya diserahkan kepada:

-     Pimpinan Wilayah (PW). 

-     Pimpinan Anak Cabang (PAC).

4.   Rekomendasi PW diberikan, setelah PW menerima surat permohonan rekomendasi bersama tembusan surat permohonan pengesahan pimpinan cabang yang bersangkutan.

5.   Rekomendasi PW dialamatkan kepada PP dan PC IPPNU yang bersangkutan, dengan tembusan PWNU dan PCNU yang bersangkutan.

6.   Rekomendasi PAC diberikan setelah PAC menerima surat permohonan rekomendasi dan tembusan surat permohonan pengesahan dari PR/ PK yang bersangkutan.

7.   Rekomendasi PAC dialamatkan kepada PC dan PR/PK yang bersangkutan dengan tembusan pengurus MWC NU dan pengurus Ranting NU/ kepala sekolah/madrasah/pimpinan pondok pesantren yang bersangkutan.

8.   Surat rekomendasi ini merupakan pengesahan sementara kepada pimpinan cabang atau pimpinan ranting/komisariat, sampai dengan turunnya surat pengesahan dari PP atau PC.

9.   Untuk rekomendasi umum (ayat 2) diserahkan kepada kebijaksanaan masing-rnasing tingkat kepengurusan. Contoh: rekomendasi perubahan PD PRT untuk Kongres yang akan datang.

Pasal 18

Surat Kuasa

1.   Surat kuasa mempunyai bentuk tersendiri.

2.   Surat kuasa adalah surat pemberian hak dari seseorang/ badan kepada orang/ lembaga lain.

3.   Surat kuasa harus disebut dengan jelas nama, tanda tangan dan atau setempel orang/ tembaga yang memberi kuasa.

4.   Dalam surat kuasa harus disebut dengan jelas nama, jabatan dan atau alamat yang diberi kuasa.

5.   Surat kuasa harus menyebut dengan jelas maksud pemberian kuasa tersebut.

6.   Surat kuasa harus menyebut sejak kapan mulai dan berakhirnya masa berlakunya surat kuasa tersebut.

Pasal 19

Surat Mandat

1.   Surat mandat adalah surat pemberian kuasa organisasi/seseorang kepada orang lain.

2.   Surat mandat harus disebut dengan jelas nama dan tanda tangan yang memberi mandat.

3.   Dalam surat mandat harus disebut dengan jelas nama, jabatan, pekerjaan dan tanda tangan yang diberi mandat.

4.   Surat mandat harus disebutkan dengan jelas maksud pemberian mandat.

5.   Setiap jenis kegiatan yang mempunyai bobot dan/atau tingkatan formal organisasi penyelenggara, harus disertakan syarat membawa surat mandat ataupun tidak disebutkan secara formal.

6.   Surat mandat diberikan kapada penyelenggara kegiatan, untuk membuktikan pelimpahan wewenang pada ringkat kepengurusan tertentu

7.   Surat mandat harus menyebutkan sejak kapan mulai dan akhir masa berlakunya surat mandat.

8.   Setelah mandat itu betul-betul dilaksanakan, yang diberi wewenang harus melaporkan secara tertulis.

Pasal 20

Laporan

1.   Laporan adalah suatu pemberitahuan resmi yang berupa pertanggungjawaban terhadap yang berwenang atas pelaksanaan tugas-tugas yang diberikan kepada seseorang/lembaga.

2.   PP rnembuat laporan kepada PBNU setiap semester.

3.   PW berkewajiban memberi laporan kegiatan kepada PP setahun sekali.

4.   PC berkewajiban memberi laporan kepada PW setahun sekali.

5.   PAC, PR, PK berkewajiban memberi laporan kepada PC setiap semester.

6.   Laporan memuat 4 (empat) bagian sbb :

      Bagian I memuat :

a.   Nama pimpinan IPPNU (PP, PW dst).

b.   Tanggal, bulan dan tahun pengesahannya oleh PP.

c.   Tanggal, bulan dan tahun pengesahannya oleh PP untuk PW, oleh PW  untuk PC.

d.   Jumlah wilayah/ kekuasaan yang dibawah Alamat sekretariat.

      Bagian II memuat kegiatan-kegiatarn keluar maupun ke dalam.

      Bagian III memuat kesulitan-kesulitan atau hambatan yang dihadapi.

      Bagian IV memuat saran-saran kepada yang diberi laporan.

Pasal 21

Permohonan Tanda Anggota

1.   Tanda anggota hanya dikeluarkan oleh PC dan PCI.

2.   Yang berhak mengajukan permohonan tanda anggota hanya PAC/PR/PKPT/PK.

3.   Tanda anggota yang habis masa berlakunya harus dikembalikan kepadu PC untuk digantikan yang baru, dengan membayar uang tanda anggota, tanpa uang pangkal.

4.   Tanda anggota berlaku selama periode kepangurusan PC.

5.   Ketentuan selanjutnya mengenai permohonan tanda anggota akan ditentukan oleh PP.

BAB IV

PERANGKAT ADMINISTRASI

Pasal 22

Notulen

1.   Notulen adalah catatan singkat/rangkuman tentang pembicaraan, uraian, ceramah, rapat, perdebatan dan lain-lain yang dimaksudkan untuk menjadi peringatan-peringatan atau bahan bagi langkah-langkah yang akan diambil selanjutnya.

2.   Isi notulen yang terpenting adalah:

-     Tempat kejadian.

-     Waktu mulai dan berakhir.

-     Jumlah dan nama-nama serta tanda tangan (bagi yang hadir) peserta/ anggota rapat.

-     Nama dan jabatan pembuat notulen.

-     Nama dan jabatan yang memimpin.

-     Kesimpulan dari setiap pembicaraan.

-      Keputusan yang diambil.

Pasal 23

Ekspedisi

1.   Ekspedisi adalah keseluruhan pengiriman dalam hal surat-surat, alat-alat perlengkapan organisasi IPPNU yang dikirim baik melalui pos atau kurir.

2.   Buku ekspedisi sebagai tanda bukti bahwa kiriman-kiriman itu benar-benar telah diterima oleh yang bersangkutan.

3.   Buku ekspedisi/ pengiriman untuk surat-surat yang melalui pos atau kurir mempunyai bentuk sbb: 1/ 2/ 3/ 4/ 5/ 6/ 7.

      Penjelasan

-     Kolom 1: Nomor urut.

-     Kolom 2: Dikirim kepada siapa.

-     Kolom 3: Isi ringkas.

-     Kolom 4: Tanggal pengiriman.

-     Kolom 5: Tanggal dan nomor surat yang dikirim.

-     Kolom 6: Lampiran

-     Kolom 7: Tanda tangan penerima/tera pos.

Pasal 24

Arsip/ Penyimpanan

1.   Arsip adalah kumpulan-kumpulan yang terjadi karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak tanduk dokumentasi yang disimpan sehingga pada tiap saat dibutuhkan dapat disiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya (diambil dari seminar dokumentasi dan arsip departemen-departemen tahun 1954 di Jakarta).

2.   Kegunaan arsip:

-     Untuk pembuktian

-     Untuk korespondensi

-     Untuk penyusunan sejarah

-     Untuk statistik

-     Untuk publikasi

-     dan lain-lain

3.   Arsip surat keluar.

1.  Untuk surat-surat keluar PP, PW, PC, PAC dan PR/ PK supaya menyediakan brief ordner/map, untuk menyimpan seluruh surat-surat keluar.

2.  Surat-surat yang diarsipkan disusun dengan nomor urut.

3.  Dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang satu dengan tahun yang lain.

4.  Untuk surat-surat keluar bersama IPPNU-IPPNU diarsipkan dalam map tersendiri.

PP harus mempunyai sekurang-kurangnya 5 (Iima) buah map surat-surat keluar:

1.   Untuk surat-surat pengesahan PW dari PC.

2.   Untuk surat-surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran PP.

3.   Untuk surat-surat kepada PBNU dan neven-nevennya serta badan otonom.

4.   Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

5.   Untuk surat-surat umum.

PW harus mempunyai sekurang-kurangnya 5 (lima) buah map surat-surat keluar:

1.   Untuk surat-surat rekomendasi PC.

2.   Untuk surat-surai peraturan, keputusan, instruksi dan siaran PW.

3.   Untuk surat-surat kepada PW NU dan neven-nevennya serta badanotonom.

4.   Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

5.   Untuk surat-surat umum.

PC/PCI harus mempunyai sekurang-kurangnya 5 (lima) buah map surat-surat keluar:

1.   Untuk surat-surat pengesahan PAC, PR. PK.

2.   Untuk surat-surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran PC.

3.   Untuk surat-surat kepada PCNU dan neven-nevennya serta badan otonom.

4.   Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

5.   Untuk surat-surat umum.

PAC harus mempunyai sekurang-kurangnya 5 (lima) buah map surat-surat keluar:

1.   Untuk surat-surat rekomendasi PR dan PK.

2.   Untuk surat-surat keputusan PAC.

3.   Untuk surat-surat kepada MWC NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

4.   Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstam.

5.   Untuk surat-surat umum.

PR/ PK/PKPT harus mempunyai sekuiang-kurangnya 4 (empat) buah surat-surat keluar:

1.   Untuk surat-surat keputusan PR/ PK.

2.   Untuk surat-surat kepada NU dan neven-nevennya, badan otonom NU, Kepala sekolah/ madrasah dan pimpinan pondok pesantren dan Perguruan Tinggi.

3.   Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

4.   Untuk surat-surat umum.

5.   Arsip surat masuk.

PP harus mempunyai sekurang-kurangnya 8 (delapan) buah map surat-surat masuk:

1.   Untuk surat-surat permohonan pengesahan dari PW dan PC.

2.   Untuk surat-surat intern organisasi IPPNU (selain permohonan pengesahan).

3.   Untuk surat-surat NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

4.   Untuk surat-surat ekstem organisasi.

5.   Untuk surat-surat bersama IPPNU-IPPNU intern dari PW/PC.

6.   Untuk surat-surat bersama IPPNU-IPPNU dari NU dan neven serta badan otonom.

7.   Untuk surat-surat bersama IPPNU-IPPNU dan organisasi ekstern.

8.   Map khusus formulir keanggotaan.

PW harus menyediakan sekurang-kurangnya 6 (enam) buah map:

1.   Untuk surat-surat dari PP.

2.   Untuk surat-surat permohonan rekomendasi kepengurusan PC.

3.   Untuk surat-surat dari PC dalam wilayahnya (selain permohonan rekomendasi).

4.   Untuk surat-surat dari PW NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

5.   Untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern.

6.   Map khusus data anggota.

PC/PCI haras menyediakan sekurang-kurangnya 8 (delapan) buah map:

1.   Untuk surat-surat dari PP.

2.   Untuk surat-surat dari PW.

3.   Untuk surat-surat permohonan pengesahan dari PAC/ PP/ PK.

4.   Untuk surat-surat dari PAC, PR/ PK (selain permohonan pengesahan).

5.   Untuk surat-surat dari PC NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

6.   Untuk surat-surat dari orang/ lembaga/ organisasi ekstern.

7.   Map khusus data anggota.

PAC harus menyediakan sekurang-kurangnya 6 (enam) buah map:

1.   Untuk surat-surat dari PC.

2.   Untuk surat-surat permohonan rekomendasi pengesahan dari PR/PK.

3.   Untuk surat-surat dari PR/PK (selain rekomendasi).

4.   Untuk surat-surat dari MWC NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

5.   Untuk surat-surat dari orang/ lembaga/ organisasi ekstern.

6.   Map khusus data anggota.

PR/PK/PKPT harus menyediakan sekarang-kurangnya 5 (lima) buah map:

1.   Untuk surat-surat dari PC (termasuk surat pengesahan).

2.   Untuk surat-surat dari PAC.

3.   Untuk surat-surat dari NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

4.   Untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern.

5.    Map khusus data anggota.

Pasal 25

Cap Agenda

1.   Tiap agenda berbentuk empat persegi panjang.

2.   Setiap penerima surat harus dicap dengan cap agenda, dan ruangan cap agenda diisi dengan:

-     Nomor urut buku agenda surat masuk.

-     Tanggal kapan surat masuk, dibuka.

-     Tanggal kapan surat tersebut dibalas.

-    Nomor urut dalam buku agenda surat keluar.

Pasal 26

Daftar Anggota (stamboek)

1.   Setiap PC, PAC, PR, PKPT, PK atau PCI di samping buku-buku yang lain, harus mempunyai buku daftar anggota (stamboek anggota).

2.   Kolom-kolom buku daftar anggota sebagai berikut:

-     kolom a          : nomor urut (PC/ PAC/ PR/ PKPT/PK/PCI).

-     kolom b          : nomor PP sesuai dengan nomor tanda anggota.

-     kolom c          : nama anggota.

-     kolom d          : pendidikan.

-     kolom e          : alamat tempat tinggal.

-     kolom f           : tanggal masuk.

-     kolom g          : keterangan (misalnya untuk keterangan kapan rnenerima tanda anggota, kapan diperbaharui dll).

Pasal 27

Daftar Inventaris

1.   Setiap PP, PW, PAC, PAC, PR, PKPT, PK dan PCI harus memiliki buku daftar inventaris untuk mencatat barang-barang milik organisasi yang ada.

2.   Kolom-kolom buku inventaris sebagai berikut:

-     kolom a          : nomor unit barang.

-     kolom b          : nomor satuan/ jenis barang.

-     kolom c          : jumlah barang.

-     kolom d          : asal barang.

-     kolom e : harga barang (Kalau didapat dari membeli).

-     kolom f           : tanggal mulai dipakai.

-     kolom g          : tanggal tidak dipakai lagi.

-     kolom h         : keterangan (untuk mencatat, misalnya ada penambahan “ barang baru yang sejenis).

Pasal 28

Disposisi Rep dan Dep

1.   Disposisi adalah petunjuk/catatan keterangan tentang penyelesaian suatu surat masuk yang diajukan kepada pimpinan secara tertulis.

2.   Disposisi ini ditulis di halaman surat bagian kiri yang telah dikosongkan 1/4 bagian.

3.   Yang memberi disposisi hendaknya memberi paraf dan tanggal membuat disposisi.

4.   Disposisi hendaknya dibuat secara singkat dan jelas bagi yang melaksanakannya.

5.   Jika disposisi memerlukan kalimat agak panjang dapat dibuat di kertas lain kemudian ditempel pada surat tadi.

6.   Disposisi Rep. merupakan singkatan dari Reproductie atau DAL (Diajukan Lagi) adalah diajukan lagi suatu tanda yang diberi oleh pimpinan yang maksudnya surat-surat tersebut perlu dijawab tetapi belum dapat dikerjakan segera (ditangguhkan). Surat jenis ini hendaknya disimpan dalam satu map khusus yang dikenal dengan istilah ”kleper”.

7.   Disposisi Dep. merupakan singkatan dari Godeponserd, adalah tanda sebagaimana ayat (f) yang maksudnya surat-surat tersebut tak perlu dijawab atau diselesaikan, sehingga sudah dapat disimpan dalam map dep.

BAB V

SURAT BERSAMA

Pasal 29

U m u m

1.   Yang dimaksud dengan surat bersama adalah surat yang dikeluarkan atas nama IPPNU dengan Banom NU atau OKP.

2.   Surat bersama dapat dibuat apabila isi surat tersebut menyangkut kepentingan bersama.

3.  Surat bersama cukup ditandatangani oleh salah satu unsur pimpinan harian IPPNU yang ditunjuk dan salah satu unsur pimpinan harian Badan Otonom NU atau OKP yang ditunjuk berikut stempel yang bersangkutan.

Pasal 30

Kode Surat bersama

1.  Surat bersama memuat kolom-kolom a/ b/ c/ d/ e.

Penjelasan:

kolom a    :  nomor urut surat keluar bersama.

kolom b    :  tingkatan organisasi.

kolom c    :  tulis IPPNU - Banom NU/OKP.

kolom d    :  bulan pengeluaran surat bersama.

kolom e   : dua angka terakhir tahun yang sedang berjalan. Contoh :07/ PC/ IPPNU-Banom NU,OKP/ III/02

Pasal 31

Kepala Surat Bersama

1.   Bila tidak memiliki kop bersama, dapat mempergunakan salah satu dari kop surat tercetak yang dimiliki IPPNU/Banom NU/OKP.

2.   Apabila kop surat bersama tidak tercetak, maka kop tulisan IPPNU-Banom NU/OKP tidak disingkat sebagaimana pembuatan Kop surat tercetak.

3.   Kop penutup surat dapat disingkat dalam satu jajaran baris. Contoh: Pimpinan Cabang IPPNU- Banom NU/OKP. Bandung.

BAB VI

STEMPEL ORGANISASI

Pasal 32

Bentuk dan Pembuatannya

1.   Stempel organisasi berbentuk bulat telur (oval) dengan tulisan Ikatan Pelajar Putri Nahdlatul Ulama. Di tengahnya terdapat lambang IPPNU dan tingkatan organisasi melingkar di bawah lambang dengan tiga garis di samping kiri dan kanan lambang.

2.   Warna tinta stempel adalah hijau.

3.   Pembuatannya dapat dilakukan oleh pimpinan organisasi di semua tingkatan dengan ketentuan sesuai dengan contoh yang ada dan diberi tanda daerahnya.

BAB VII

PAPAN NAMA

Pasal 33

Bentuk, Ukuran dan Warna

1.  Papan nama adalah papan nama organisasi yang diperlihatkan secara umum di depan kantor sekretariat.

2.  Papan nama dimaksudkan untuk menunjukkan keberadaan organisasi IPPNU sesuai dengan kedudukan dan tingkatan yang bersangkutan

3.  Bentuk papan nama (name board) untuk PP, PW, PC, PAC, PR, PKPT, PK dan PCI mempunyai bentuk yang sama, yaitu empat persegi panjang.

4.  Ukuran:

-    Untuk PP berukuran 200 x 150 cm;

-    Untuk PW berukuran 160 x 80 cm;

-    Untuk PC, PAC, PR,PKPT,PK dan PCI berukuran 140 x 70 cm (skala 2:1).

5.  Warna:

-    Warna dasar hijau muda.

-    Warna huruf, putih.

-    Warna garis tepi, kuning.

 Di sudut sebelah atas tercantum lencana IPPNU menurut  warna lencana

Pasal 34

Penulisan

Penulisan IPPNU dalam lambang memakai lima titik di antara huruf-hurufnya dan ditulis dengan huruf besar/kapital. Contoh : I.P.P.N.U., Sedangkan penulisan IPPNU di luar lambang tanpa titik, semua memakai huruf besar/kapital, Contoh : IPPNU.

Ditetapkan di: Jakarta Pada tanggal : 9 November 2008
KONFERENSI BESAR IKATAN PELAJAR PUTRI  NAHDLATUL ULAMA
PIMPINAN SIDANG KOMISI B
MAULIDAH	.....................................
Ketua	Sekretaris